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Dienstleistungsrechnung: Vorlage zum Ausfüllen
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Eine Dienstleistungsrechnung rechnet Arbeitszeit oder eine erbrachte Leistung ab, nicht gelieferte Ware. Welche Angaben darauf stehen müssen, regelt § 14 Abs. 4 UStG: unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Umfang und Art der sonstigen Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Trage sie unten ein — Stundensatz mal Stunden oder eine Pauschale — und lade das PDF. Kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Wasserzeichen.
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Die Pflichtangaben, Feld für Feld
§ 14 Abs. 4 UStG listet die Angaben auf, die eine Rechnung enthalten muss. Für eine Dienstleistungsrechnung sind das im Formular oben:
- Beide Seiten vollständig — Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, nicht nur eine Mailadresse.
- Steuernummer oder USt-IdNr. — Feld „Steuernummer / USt-IdNr.“ in deinen Angaben.
- Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer — die Nummer wird automatisch vorgeschlagen.
- Umfang und Art der sonstigen Leistung — die Positionsbeschreibung: „Konzeption“ sagt zu wenig, „Konzeption Relaunch, 12 Std.“ genügt.
- Zeitpunkt der Leistung — der Leistungsmonat oder Zeitraum, siehe unten.
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt — bei gemischten Sätzen die Steuer je Position statt eines einzigen Satzes.
- Steuersatz und Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Der Zeitpunkt der Leistung ist die Angabe, die bei Dienstleistungen fehlt
Bei einer Warenlieferung ergibt sich der Zeitpunkt aus dem Lieferschein. Bei Beratung, Pflege, Reparatur oder Unterricht gibt es keinen — und genau deshalb fehlt die Angabe auf vielen Dienstleistungsrechnungen, obwohl das Gesetz sie eigens aufführt. Die einfachste Lösung: den Zeitraum in die Positionsbeschreibung schreiben. „Wartung Serverraum, 1.–31. August 2026“ trägt Umfang, Art und Zeitpunkt in einer Zeile.
Stunden, Pauschalen und Anzahlungen in einer Rechnung
Stundenweise abgerechnete Zeilen und Pauschalen lassen sich mischen. Eine bereits gezahlte Anzahlung trägst du unter „Bezahlter Betrag“ ein, sodass unten der offene Restbetrag steht — bei Projekten mit Vorschuss ist das der Unterschied zwischen einer Rückfrage und einer Überweisung. Ein Rabatt lässt sich prozentual oder als fester Betrag abziehen.
Angebot, Rechnung, Quittung
Der Ablauf beginnt meist mit einem Angebot, wird nach der Zusage zur Rechnung und endet nach Zahlungseingang mit einer Quittung. Wer lieber mit einer fertigen Vorlage startet, findet sie unter Rechnungsvorlage; für Freiberufler gibt es die Freelancer-Rechnung und für Beratungsleistungen die Beratungsrechnung. Wie du sie danach verschickst, steht unter Rechnung versenden.
Quelle
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG), Absatz 4 — Pflichtangaben in der Rechnung, und die Definition der fortlaufenden Nummer. Volltext: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html, abgerufen am 6. September 2026.
Seite zuletzt aktualisiert: 6. September 2026.
Häufig gestellte Fragen
Was muss auf einer Dienstleistungsrechnung stehen?
§ 14 Abs. 4 UStG zählt die Pflichtangaben auf: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Umfang und Art der sonstigen Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt, der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Vorlage oben hat für jede dieser Angaben ein Feld.
Was ist bei Dienstleistungen der Leistungszeitpunkt?
Der Zeitpunkt der sonstigen Leistung ist eine eigene Pflichtangabe in § 14 Abs. 4 UStG und wird bei Dienstleistungen am häufigsten vergessen, weil es keinen Lieferschein gibt. Schreib den Leistungsmonat oder den Zeitraum in die Positionsbeschreibung, zum Beispiel „Beratung, 3.–14. August 2026“. Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt sind zwei verschiedene Angaben, auch wenn sie oft in denselben Monat fallen.
Wie muss die Rechnungsnummer aussehen?
Das Gesetz verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Es gibt also nicht die eine vorgeschriebene Form: mehrere Nummernkreise sind erlaubt, jede Nummer darf aber nur einmal vergeben werden. Der Zähler hier läuft ab 0001 und rückt erst nach einem erfolgreichen Download vor, sodass abgebrochene Entwürfe keine Nummer verbrauchen. Du kannst das Feld jederzeit mit deinem eigenen Schema überschreiben.
Stundensatz oder Pauschale — wie trage ich das ein?
Für Stunden schreibst du den Stundensatz in den Einzelpreis und die Stundenzahl in die Menge; die Zeile rechnet sich selbst. Für ein Pauschalhonorar setzt du Menge 1 und den Gesamtbetrag als Einzelpreis. Beides lässt sich in derselben Rechnung mischen, etwa eine Pauschale für das Projekt und Stunden für Zusatzarbeit.
Kann ich ohne Umsatzsteuer abrechnen?
Ja. Stell im Feld Steuer „Keine“ ein, dann erscheint keine Umsatzsteuerzeile. § 14 Abs. 4 UStG verlangt in diesem Fall statt Steuersatz und Steuerbetrag einen Hinweis auf die Steuerbefreiung — den schreibst du in das Feld Notizen oder Bedingungen. Welcher Hinweis auf dich zutrifft, klärst du mit deinem Steuerberater; dieses Werkzeug prüft das nicht.
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Kein Konto, keine Stückzahlbegrenzung, kein Wasserzeichen und keine Funktion hinter einer Bezahlschranke. Du füllst die Vorlage oben aus und lädst das PDF.