Wie man eine Rechnung macht
Eine Rechnung zu erstellen bedeutet, ein Dokument zu erstellen, das einen Kunden auffordert zu zahlen. Öffnen Sie eine Vorlage, füllen Sie Ihr Unternehmen und den Kunden aus, fügen Sie eine Rechnungsnummer mit Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum hinzu, geben Sie jeden Posten und seinen Preis ein, wenden Sie ggf. Steuern an, fügen Sie Ihre Zahlungsdetails hinzu und exportieren Sie sie als PDF per E-Mail an den Kunden.
Überspringen — generieren Sie jetzt Ihre RechnungEine Rechnung zu erstellen bedeutet hauptsächlich, einige Blöcke in der richtigen Reihenfolge auszufüllen und dann die Datei zum Kunden zu bringen. Die folgenden Schritte führen Sie durch die Erstellung des Dokuments von oben nach unten und endet mit dem Export als PDF und dem Versand, sodass Sie mit etwas endet, das Sie tatsächlich per E-Mail versenden können, nicht nur ein Entwurf auf dem Bildschirm.
Schritt 1 — Füllen Sie Ihre Geschäftsdetails und Ihr Logo aus
Öffnen Sie die Vorlage und geben Sie zunächst Ihre Details ein: Ihr Geschäfts- oder persönlicher Name, Adresse, E-Mail und Telefon, plus Ihr Logo, falls vorhanden. Dieser Header ist das "von" auf der Rechnung. Das Einrichten im Tool einmalig bedeutet, dass es in jede Rechnung übertragen wird, die Sie später erstellen. Sie erstellen es also einmal und verwenden es wieder, anstatt es jedes Mal neu zu geben.
Schritt 2 — Geben Sie den Kunden ein, dem Sie Rechnung stellen
Füllen Sie als Nächstes den Kundenblock aus: Name der Person oder des Unternehmens, das zahlt, deren Rechnungsadresse und E-Mail-Adresse. Machen Sie es zur Rechnungspartei statt zu jemandem, mit dem Sie gesprochen haben, da die Buchhaltungsseite derjenige ist, der zahlt. Das Richtige zu tun — Name und Adresse beim ersten Mal richtig zu erhalten — ist es, die Rechnung in Bewegung zu halten, anstatt sie zur Korrektur zurückzuprallen.
Schritt 3 — Geben Sie die Rechnungsnummer und die Daten an
Geben Sie der Rechnung eine Nummer, die vorher nicht verwendet wurde — die meisten Tools erhöhen sie automatisch, also folgt INV-0007 auf INV-0006. Stellen Sie das Ausstellungsdatum auf heute ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum, das Ihren Bedingungen entspricht. Netto 14 bedeutet, dass die Zahlung in 14 Tagen fällig ist; Netto 30 gibt dem Kunden einen Monat. Je klarer das Fälligkeitsdatum, desto weniger "wann ist dies fällig" E-Mails erhalten Sie später.
Schritt 4 — Fügen Sie jeden Posten hinzu
Fügen Sie eine Zeile für jeden Service oder jedes Produkt hinzu: eine einfache englische Beschreibung, die Menge (Stunden, Einheiten oder einfach 1) und den Preis für jeden. Das Tool multipliziert die Menge mit dem Preis und summiert die Zeilen für Sie, daher addieren Sie keine Zahlen von Hand. Für "6 Stunden Beratung zu 90 $" geben Sie Menge 6 und Einzelpreis 90 ein und lassen Sie es die Zeilensumme von 540 $ berechnen.
Schritt 5 — Wenden Sie Steuern, Rabatt oder Versand an
Wenn Ihre Arbeit steuerpflichtig ist, schalten Sie die Steuer ein und geben Sie den Satz ein, damit er als eigene Zeile angezeigt wird — und fügen Sie Ihre Umsatzsteuer- oder Mehrwertsteuer-ID hinzu, wenn Sie registriert sind, da dies die Nummer ist, die Steuerbehörden auf dem Dokument erwarten. Sie können einen Steuersatz auf die gesamte Zwischensumme anwenden, einen Satz pro Zeile festlegen, wenn Artikel unterschiedlich besteuert werden, oder Preise inklusive Steuern verwenden. Ziehen Sie hier einen Rabatt ab und fügen Sie Versandkosten hinzu, bevor die Summe neu berechnet wird.
Schritt 6 — Fügen Sie hinzu, wie der Kunde Sie bezahlt
Teilen Sie dem Kunden mit, wie genau Sie bezahlt werden. Geben Sie Ihre Bankdetails ein — Kontoname, Kontonummer und Bankleitzahl- oder IBAN/SWIFT-Code — oder legen Sie einen Zahlungslink ab, wenn Sie Karten oder Online-Zahlungen akzeptieren. Listen Sie mehr als eine Option auf, wenn Sie sie anbieten. Die Zahlung für einen Kunden zu einem einzigen Schritt zu machen ist das Größte, das Sie tun können, um schneller bezahlt zu werden.
Schritt 7 — Überprüfung, PDF exportieren und versenden
Verwenden Sie die Livevorschau, um die Rechnung so zu lesen, wie der Kunde sie sieht, und überprüfen Sie die Summe und den Abrechnungsnamen. Wenn es richtig aussieht, exportieren Sie es als PDF und senden Sie es per E-Mail als Anlage — PDF hält das Layout fest und verhindert, dass jemand die Zahlen bearbeitet. Speichern Sie Ihre Kopie. Dieser Generator macht alles kostenlos: keine Registrierung, kein Wasserzeichen, und nichts verlässt Ihren Browser.
Was auf eine Rechnung gehört
Halten Sie diese Tabelle neben sich, während Sie das Dokument erstellen — sie listet jeden Block auf, den eine Rechnung haben sollte und ob er wesentlich ist. Behandeln Sie die erforderliche Spalte als allgemeine Anleitung, da Steuerfelder nur gelten, wenn Sie registriert sind.
| Feld | Was es ist | Erforderlich? |
|---|---|---|
| Ihre Geschäftsdaten | Name, Adresse und Kontaktinformationen des Absenders | Ja |
| Kundendaten | Wer abgerechnet wird und dessen Rechnungsadresse | Ja |
| Rechnungsnummer | Ein eindeutiger Verweis für diese Rechnung | Ja |
| Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum | Wann wurde es gesendet und wann ist die Zahlung fällig | Ja |
| Positionen | Beschreibung, Menge und Einzelpreis pro Zeile | Ja |
| Steuer / Mehrwertsteuer | Steuersatz und Betrag, plus Ihre Steuernummer falls registriert | Falls registriert |
| Gesamtbetrag fällig | Zwischensumme, Steuer und fälliger Gesamtbetrag | Ja |
| Zahlungsdetails | Bankdaten oder Zahlungslink und akzeptierte Methoden | Ja |
| Notizen / Bedingungen | Zahlungsbedingungen, Verzögerungsgebühren oder kurze Nachricht | Optional |
Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich kostenlos eine Rechnung?
Öffnen Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage oder einen Generator, füllen Sie Ihre Geschäftsdetails, den Kunden, eine Rechnungsnummer, die Daten, Ihre Positionen und die Zahlungsweise aus und laden Sie sie als PDF herunter. Sie benötigen keine Buchhaltungssoftware oder ein bezahltes Abonnement, um eine professionelle Rechnung zu versenden. Dieses Tool macht die ganze Arbeit in Ihrem Browser — kostenlos, ohne Registrierung und ohne Wasserzeichen auf dem fertigen PDF — daher ist das Einzige, das Sie liefern, die Informationen, die auf die Rechnung gehören.
Wie sende ich eine Rechnung an einen Kunden?
Exportieren Sie die fertige Rechnung als PDF und senden Sie sie dem Kunden als Anlage per E-Mail mit einer kurzen Nachricht und der Rechnungsnummer in der Betreffzeile. PDF ist der Standard, da das Layout und die Zahlen gesperrt werden, damit nichts unterwegs verschoben oder bearbeitet wird. Wenn der Kunde ein Portal oder ein Bestellsystem verwendet, laden Sie es dort hoch und zitieren Sie eine PO-Nummer, die er Ihnen gegeben hat. Bewahren Sie eine Kopie jeder Rechnung, die Sie versenden, für Ihre Unterlagen auf.
In welchem Format sollte eine Rechnung sein?
Senden Sie Rechnungen als PDF. Ein PDF sieht auf jedem Gerät gleich aus, druckt sauber und kann nicht versehentlich wie eine Word- oder Tabellenkalkulationsdatei geändert werden. Word- und Excel-Dateien eignen sich zum Erstellen oder Bearbeiten der Rechnung, aber exportieren Sie die endgültige Version vor dem Versand als PDF. Das ist das, was Buchhaltungsteams erwarten zu empfangen und zu archivieren, und das ist es, was dieses Tool mit einem Download erzeugt.
Wie lange sollte ich einem Kunden Zeit geben, um zu zahlen?
Ein häufiges Fenster ist 30 Tage (Netto 30), aber Netto 14 oder Netto 7 sind normal für kleinere Jobs oder neue Kunden, und einige Freiberufler fordern Zahlung auf Empfang. Wählen Sie die Bedingung, schreiben Sie das entsprechende Fälligkeitsdatum auf die Rechnung und vereinbaren Sie es mit dem Kunden im Voraus, damit es keine Überraschung ist. Kürzere Bedingungen helfen Ihrem Cashflow; längere Bedingungen können für größere Kunden geeignet sein. Das Wichtigste ist, dass das Fälligkeitsdatum deutlich auf der Rechnung selbst angegeben ist.
Muss ich Steuern hinzufügen, wenn ich eine Rechnung erstelle?
Nur wenn erforderlich. Ob Sie Steuern berechnen, hängt von Ihrem Standort, was Sie verkaufen und ob Sie registriert sind — US-Umsatzsteuern unterscheiden sich je nach Bundesstaat, während Mehrwertsteuer oder GST gelten, wenn Sie im Vereinigten Königreich, der EU und vielen anderen Ländern registriert sind. Viele kleine oder nicht registrierte Verkäufer fügen überhaupt keine Steuern hinzu. Überprüfen Sie die Regeln, wo Sie tätig sind, und wenn unklar, wenden Sie sich an einen Buchhalter, bevor Sie Rechnungen ausstellen.