송장 작성 방법
송장을 작성한다는 것은 클라이언트에게 지불을 요청하는 하나의 문서를 구축하는 것을 의미합니다. 템플릿을 열고, 비즈니스와 클라이언트를 입력하고, 발급 날짜와 만기일이 있는 송장 번호를 추가하고, 각 라인 항목과 가격을 입력하고, 필요한 경우 세금을 적용하고, 지불 세부정보를 추가한 다음 PDF로 내보내고 클라이언트에게 보냅니다.
건너뛰기 — 지금 송장을 생성합니다송장을 만드는 것은 주로 올바른 순서로 몇 가지 블록을 채우고 그 다음 파일을 클라이언트에게 전달하는 것입니다. 아래 단계는 위에서 아래로 문서를 구축하고 PDF로 내보내고 보내는 것을 완료하는 과정에서 단순히 화면에 초안이 아닌 실제로 이메일로 보낼 수 있는 것으로 끝납니다.
1단계 — 비즈니스 세부정보 및 로고 입력
템플릿을 열고 먼저 세부정보를 입력합니다: 비즈니스 또는 개인 이름, 주소, 이메일 및 전화번호, 로고가 있으면. 이 헤더는 송장의 "보낸 사람"입니다. 도구에서 한 번 설정하면 그 이후로 만든 모든 송장으로 이월되므로 한 번 구축하고 매번 다시 입력하는 대신 재사용합니다.
2단계 — 청구하는 클라이언트 입력
다음으로 클라이언트 블록을 입력합니다: 지불하는 개인 또는 회사의 이름, 청구 주소 및 연락처 이메일. 청구서를 받는 당사자가 아닌 대화한 사람이 아닌 청구서를 받는 당사자로 만듭니다. 회계측이 지불하기 때문입니다. 이름과 주소를 처음부터 올바르게 얻는 것이 수정을 위해 튀어나오는 대신 송장을 움직이게 하는 방법입니다.
3단계 — 송장 번호 및 날짜 설정
이전에 사용하지 않은 번호를 송장에 지정합니다 — 대부분의 도구는 자동으로 증가하므로 INV-0007이 INV-0006을 따릅니다. 발급 날짜를 오늘로 설정하고 조건과 일치하는 만기일을 선택합니다. Net 14는 14일 후에 지불이 만료됨을 의미합니다. Net 30은 클라이언트에게 한 달을 줍니다. 만기일이 명확할수록 나중에 "언제 만료되는지" 이메일이 줄어듭니다.
4단계 — 각 라인 항목 추가
각 서비스 또는 제품에 대해 행을 추가합니다: 평문 설명, 수량(시간, 단위 또는 단순 1), 각각의 가격. 도구는 수량에 가격을 곱하고 행을 합하므로 손으로 숫자를 더하지 않습니다. "6시간의 컨설팅, $90"의 경우 수량 6과 단가 90을 입력하고 $540 라인을 계산하도록 합니다.
5단계 — 세금, 할인 또는 배송 적용
귀사의 작업이 과세 대상이면 세금을 켜고 요금을 입력하여 자체 라인으로 표시하고, 등록된 경우 VAT 또는 판매세 ID를 추가합니다. 왜냐하면 세무 당국이 문서에 원하는 번호이기 때문입니다. 전체 소계에 한 가지 세율을 적용하거나, 항목이 다르게 과세될 때 라인별로 세율을 설정하거나, 세금 포함 가격을 사용할 수 있습니다. 할인을 차감하고 합계가 재계산되기 전에 배송료를 추가합니다.
6단계 — 클라이언트가 어떻게 지불하는지 추가
클라이언트에게 정확히 어떻게 지불할지 알려줍니다. 계좌명, 계좌번호, 정렬 코드 또는 IBAN/SWIFT를 입력하거나, 카드 또는 온라인 결제를 수락하면 결제 링크를 놓습니다. 제공하면 두 개 이상의 옵션을 나열합니다. 클라이언트에게 지불을 한 단계 작업으로 만드는 것이 더 빨리 지불받기 위해 할 수 있는 가장 큰 단일 작업입니다.
7단계 — 검토, PDF 내보내기 및 전송
Live 미리보기를 사용하여 클라이언트가 볼 송장을 읽고 합계와 청구 이름을 두 번 확인합니다. 올바르게 보이면 PDF로 내보내고 첨부 파일로 이메일로 보냅니다 — PDF는 레이아웃을 고정하고 누군가 숫자를 편집하는 것을 방지합니다. 자신의 사본을 저장합니다. 이 생성기는 모든 것을 무료로 수행합니다: 등록 없음, 워터마크 없음, 브라우저에서 아무것도 나가지 않습니다.
송장에 포함할 항목
문서를 구축하는 동안 이 표를 옆에 두십시오 — 송장이 가져야 하는 모든 블록과 필수인지 여부를 나열합니다. 필수 열을 일반적인 지침으로 취급하십시오. 세금 필드는 등록된 경우에만 적용되기 때문입니다.
| 필드 | 그것이 무엇인지 | 필수? |
|---|---|---|
| 귀사 비즈니스 세부정보 | 발신자의 이름, 주소 및 연락처 정보 | 예 |
| 클라이언트 세부정보 | 청구되는 사람 및 청구 주소 | 예 |
| 송장 번호 | 이 송장의 고유한 참조 | 예 |
| 발급 및 만기일 | 전송된 시기 및 지불 만료 시기 | 예 |
| 라인 항목 | 행당 설명, 수량 및 단가 | 예 |
| 세금 / VAT | 세율 및 금액, 등록된 경우 세금 ID | 등록된 경우 |
| 지불할 총액 | 소계, 세금 및 지불할 최종 금액 | 예 |
| 지불 세부정보 | 은행 세부정보 또는 지불 링크 및 수락된 방법 | 예 |
| 참고 / 조건 | 지불 조건, 연체료 또는 짧은 메시지 | 선택사항 |
자주 묻는 질문
무료로 송장을 만드는 방법은 무엇입니까?
무료 송장 템플릿 또는 생성기를 열고 비즈니스 세부정보, 클라이언트, 송장 번호, 날짜, 라인 항목 및 지불 방법을 입력한 다음 PDF로 다운로드합니다. 전문 송장을 보내기 위해 회계 소프트웨어나 유료 구독이 필요하지 않습니다. 이 도구는 브라우저에서 전체 작업을 수행합니다 — 무료, 등록 없음, 완성된 PDF에 워터마크 없음 — 제공하는 유일한 것은 송장에 가는 정보입니다.
클라이언트에게 송장을 보내는 방법은 무엇입니까?
완성된 송장을 PDF로 내보내고 짧은 메시지와 제목 라인의 송장 번호가 있는 첨부 파일로 클라이언트에게 보냅니다. PDF는 표준입니다. 왜냐하면 레이아웃과 숫자를 잠금으로써 경로에 아무것도 이동하거나 편집되지 않습니다. 클라이언트가 포털이나 구매 주문 시스템을 사용하는 경우 거기에 업로드하고 제공한 PO 번호를 인용합니다. 보내는 각 송장의 사본을 자신의 기록에 보관합니다.
송장의 형식은 어떻게 되어야 합니까?
송장을 PDF로 보냅니다. PDF는 모든 장치에서 동일하게 보이고 깨끗하게 인쇄되며 워드 프로세서 또는 스프레드시트 파일처럼 실수로 변경될 수 없습니다. Word 및 Excel 파일은 송장을 구축하거나 편집하는 데 괜찮습니다. 보내기 전에 최종 버전을 PDF로 내보냅니다. 이것이 회계 팀이 받고 파일할 것으로 예상하는 것이며 이 도구가 하나의 다운로드로 생성하는 것입니다.
클라이언트가 지불하도록 얼마나 오래 주어야 합니까?
일반적인 기간은 30일(Net 30)이지만 더 작은 작업이나 새로운 클라이언트의 경우 Net 14 또는 Net 7이 정상이며 일부 프리랜서는 수령 시 지불을 요청합니다. 조건을 선택하고, 송장에 일치하는 만기일을 작성하고, 미리 클라이언트와 동의하여 놀라움이 되지 않습니다. 더 짧은 조건은 현금 흐름을 도와줍니다. 더 긴 조건은 더 큰 클라이언트에 적합할 수 있습니다. 중요한 것은 만기일이 송장 자체에 명확하게 명시되어 있다는 것입니다.
송장을 만들 때 세금을 추가해야 합니까?
필요한 경우만. 세금을 청구하는지 여부는 위치, 판매하는 내용 및 등록 여부에 따라 다릅니다 — US 판매세는 주에 따라 다르고 VAT 또는 GST는 영국, EU 및 많은 다른 국가에서 등록되면 적용됩니다. 많은 작은 미등록 판매자는 세금을 추가하지 않습니다. 작동하는 위치의 규칙을 확인하고 불분명한 경우 송장하기 전에 회계사에게 상담하십시오.