Cómo Crear una Factura
Crear una factura significa construir un documento que pide a un cliente que pague. Abre una plantilla, rellena tu negocio y el cliente, añade un número de factura con fechas de emisión y vencimiento, escribe cada artículo de línea y su precio, aplica impuesto si es necesario, añade tus detalles de pago, luego expórtalo como PDF y envíalo al cliente.
Salta adelante — genera tu factura ahoraCrear una factura es principalmente llenar unos pocos bloques en el orden correcto y luego obtener el archivo al cliente. Los pasos a continuación te guían a través de construir el documento de arriba hacia abajo y terminan con exportarlo como PDF y enviarlo, para que termines con algo que realmente puedas enviar por correo, no solo un borrador en la pantalla.
Paso 1 — Rellena tus datos comerciales y logo
Abre la plantilla y pon tus datos primero: tu nombre de negocio o personal, dirección, correo electrónico y teléfono, más tu logo si tienes uno. Este encabezado es el "de" en la factura. Configurarlo una vez en la herramienta significa que se traslada a cada factura que crees después, así que lo construyes una vez y lo reutilizas en lugar de reescribirlo cada vez.
Paso 2 — Ingresa el cliente que estás facturando
A continuación, rellena el bloque del cliente: el nombre de la persona o empresa que paga, su dirección de facturación y un correo electrónico de contacto. Haz que este sea el partido de facturación en lugar de con quien hablaste, ya que el lado de cuentas es quien paga. Obtener el nombre y la dirección correctos la primera vez es lo que mantiene la factura moviéndose en lugar de rebotar para una corrección.
Paso 3 — Establece el número de factura y las fechas
Dale a la factura un número que no haya sido utilizado antes — la mayoría de las herramientas lo incrementan automáticamente, así que INV-0007 sigue a INV-0006 por sí solo. Establece la fecha de emisión en hoy y elige una fecha de vencimiento que coincida con tus términos. Net 14 significa que el pago se debe en 14 días; Net 30 le da al cliente un mes. Cuanto más clara sea la fecha de vencimiento, menos correos electrónicos "¿cuándo vence esto?" recibirás después.
Paso 4 — Añade cada artículo de línea
Añade una fila para cada servicio o producto: una descripción en inglés simple, la cantidad (horas, unidades o un 1 simple), y el precio de cada uno. La herramienta multiplica cantidad por precio y suma las filas por ti, así que no estás sumando cifras a mano. Para "6 horas de consultoría a $90", ingresa cantidad 6 y precio unitario 90 y déjalo calcular el total de línea de $540.
Paso 5 — Aplica impuesto, descuento o envío
Si tu trabajo es imponible, enciende el impuesto e ingresa la tasa para que se muestre como su propia línea — y añade tu ID de IVA o impuesto sobre ventas si estás registrado, ya que ese es el número que las autoridades fiscales esperan en el documento. Puedes aplicar impuesto al subtotal completo a una tasa, aplicar impuesto a líneas individuales diferente, o usar precios con impuesto incluido. Resta un descuento o añade un cargo de envío aquí también, antes de que el total se recalcule.
Paso 6 — Añade cómo te paga el cliente
Dile al cliente exactamente cómo establecerse. Escribe tus datos bancarios — nombre de cuenta, número de cuenta y código de clasificación o IBAN/SWIFT — o coloca un enlace de pago si aceptas tarjetas o pagos en línea. Enumera más de una opción si la ofreces. Hacer que el pago sea una acción de un solo paso para el cliente es la cosa más importante que puedes hacer para que te paguen más rápido.
Paso 7 — Revisa, exporta el PDF y envíalo
Usa la vista previa en vivo para leer la factura como la verá el cliente, y verifica dos veces el total y el nombre de facturación. Cuando se vea bien, expórtalo como PDF y envíalo por correo electrónico como adjunto — PDF mantiene el diseño fijo y evita que alguien edite las cifras. Guarda tu propia copia. Este generador hace todo esto gratis: sin registro, sin marca de agua, y nada sale de tu navegador.
Qué incluir en una factura
Mantén esta tabla junto a ti mientras construyes el documento — enumera cada bloque que una factura debe tener y si es esencial. Trata la columna requerida como una guía general, ya que los campos de impuesto solo se aplican una vez que estés registrado.
| Campo | Qué es | ¿Requerido? |
|---|---|---|
| Tus datos comerciales | Nombre, dirección e información de contacto del remitente | Sí |
| Datos del cliente | Quién está siendo facturado y su dirección de facturación | Sí |
| Número de factura | Una referencia única para esta factura | Sí |
| Fechas de emisión y vencimiento | Cuándo se envió y cuándo vence el pago | Sí |
| Artículos de línea | Descripción, cantidad y precio unitario por fila | Sí |
| Impuesto / IVA | Tasa de impuesto y cantidad, más tu ID fiscal si estás registrado | Si registrado |
| Monto total adeudado | Subtotal, impuesto y el monto final a pagar | Sí |
| Detalles de pago | Datos bancarios o un enlace de pago y métodos aceptados | Sí |
| Notas / términos | Términos de pago, cargos por morosidad o un mensaje breve | Opcional |
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo una factura gratis?
Abre una plantilla o generador de factura gratis, rellena tus datos comerciales, el cliente, un número de factura, las fechas, tus artículos de línea y cómo pagar, luego descárgalo como PDF. No necesitas software de contabilidad o una suscripción pagada para enviar una factura profesional. Esta herramienta hace todo el trabajo en tu navegador — gratis, sin registro y sin marca de agua en el PDF terminado — así que lo único que suministras es la información que va en la factura.
¿Cómo envío una factura a un cliente?
Exporta la factura terminada como PDF y envíalo al cliente como adjunto, con un mensaje breve y el número de factura en la línea de asunto. PDF es el estándar porque bloquea el diseño y los números para que nada se desplace o se edite en el camino. Si el cliente usa un portal o un sistema de orden de compra, cárgalo allí y cita cualquier número de PO que te hayan dado. Conserva una copia de cada factura que envíes para tus propios registros.
¿En qué formato debe estar una factura?
Envía facturas como PDF. Un PDF se ve igual en cada dispositivo, se imprime limpiamente y no puede alterarse accidentalmente como un archivo de procesador de palabras o hoja de cálculo. Los archivos de Word y Excel están bien para construir o editar la factura, pero exporta la versión final a PDF antes de enviarla. Eso es lo que los equipos de cuentas esperan recibir y archivar, y es lo que esta herramienta produce con una descarga.
¿Cuánto tiempo debo dar a un cliente para que pague?
Una ventana común es 30 días (Net 30), pero Net 14 o Net 7 son normales para trabajos más pequeños o clientes nuevos, y algunos freelancers piden pago al recibir. Elige un término, escribe la fecha de vencimiento correspondiente en la factura, y acuerda con el cliente de antemano para que no sea una sorpresa. Los términos más cortos ayudan a tu flujo de efectivo; los términos más largos pueden adaptarse a clientes más grandes. La clave es que la fecha de vencimiento se indique claramente en la factura misma.
¿Debo añadir impuesto cuando creo una factura?
Solo si se requiere. Si cobras impuesto depende de tu ubicación, qué vendes y si estás registrado — la tasa de impuesto sobre ventas de EE.UU. varía por estado, mientras que el IVA o GST se aplica una vez que estás registrado en el Reino Unido, la UE y muchos otros países. Muchos vendedores pequeños o no registrados no añaden impuesto en absoluto. Verifica las reglas donde operas, y si no está claro, pregunta a un contador antes de facturar.