如何製作發票

製作發票意味著構建一個要求客戶付款的文件。打開範本，填寫您的企業和客戶，添加發票編號及簽發日期和到期日期，輸入每個線項及其價格，如果需要應用稅款，添加您的付款詳情，然後導出為 PDF 並發送給客戶。

製作發票主要是按正確順序填寫幾個區塊，然後將文件提供給客戶。以下步驟引導您從上到下構建文件，並以導出為 PDF 並發送結束，因此您最終得到可以實際通過電郵發送的內容，而不僅僅是螢幕上的草稿。

步驟 1 — 填寫您的企業詳情和標誌

打開範本，首先輸入您的詳情：企業或個人名稱、地址、電郵和電話，加上您的標誌（如果有）。此頁頭是發票上的"來自"。在工具中設定一次意味著它會轉移到您之後製作的每份發票，所以您構建一次並重複使用，而不是每次都重新輸入。

接下來，填寫客戶區塊：付款人或公司的名稱、帳單地址和聯絡電郵。使用帳單方而不是您交談的任何人，因為帳務方是付款人。將名稱和地址從第一次正確輸入是讓發票繼續前進而不是因更正而返回的方式。

為發票指定之前未使用過的編號 — 大多數工具會自動遞增，因此 INV-0007 跟隨 INV-0006。將簽發日期設定為今天，並選擇符合您條款的到期日期。淨 14 表示付款應在 14 天內到期；淨 30 給客戶一個月。到期日期越明確，之後收到"這何時到期"的電郵就越少。

為每個服務或產品添加一行：清晰的說明、數量（小時、單位或簡單的 1）和每個的價格。該工具將數量乘以價格並為您合計行，因此您不會手動相加數字。對於"6 小時的諮詢，$90"，輸入數量 6 和單價 90 並讓它計算 $540 行。

如果您的工作需要納稅，打開稅款並輸入稅率以顯示為自己的行 — 如果您已登記，請添加您的增值稅或銷售稅編號，因為這是稅務部門期望在文件上看到的編號。您可以將一個稅率應用於整個小計、按行設定稅率（當項目以不同方式納稅時），或使用含稅價格。在合計重新計算之前扣除折扣並添加運費。

告訴客戶確切的結帳方式。輸入您的銀行詳情 — 帳戶名、帳號和排序代碼或 IBAN/SWIFT — 或如果您接受卡或線上付款，請放置付款連結。如果您提供的話列出多個選項。使付款對客戶來說成為單步操作是您可以做的最大單一事項，以便更快得到付款。

使用實時預覽來閱讀客戶會看到的發票，並再檢查一次總額和帳單名稱。看起來正確時，導出為 PDF 並通過電郵發送為附件 — PDF 保持佈局固定並阻止任何人編輯數字。保存您自己的副本。此產生器免費執行所有操作：無需註冊、無浮水印，且無任何內容離開您的瀏覽器。

在構建文件時將此表放在您身邊 — 它列出發票應具有的每個區塊以及是否必須。將必需列視為一般指導，因為稅務欄位僅在您已登記時適用。

稅務規則因國家而異，在美國因州而異 — 您是否添加稅款、適用哪個稅率以及您必須顯示哪些編號完全取決於您和客戶的基地以及您銷售的內容。此頁面顯示如何製作發票，不是稅務或法律建議；確認您的地方規則或諮詢會計師。

我如何免費製作發票？

打開免費發票範本或產生器，填寫您的企業詳情、客戶、發票編號、日期、線項和付款方式，然後下載為 PDF。您無需會計軟體或付費訂閱即可發送專業發票。此工具在您的瀏覽器中完成整個工作 — 免費、無需註冊、完成的 PDF 上無浮水印 — 因此您唯一提供的是發票上的信息。

我如何向客戶發送發票？

將完成的發票導出為 PDF 並通過電郵作為附件發送給客戶，並附上簡短信息和主題行中的發票編號。PDF 是標準的，因為它鎖定佈局和數字，所以沒有任何內容在途中移動或編輯。如果客戶使用入口或採購單系統，請將其上傳到那裡並引用他們提供給您的任何 PO 編號。為您自己的記錄保留您發送的每份發票的副本。

發票的格式應該是什麼？

以 PDF 形式發送發票。PDF 在每個設備上看起來相同，列印清晰，無法像文字處理器或試算表文件那樣被意外更改。Word 和 Excel 文件適合構建或編輯發票，但在發送前將最終版本導出為 PDF。這是帳務團隊期望接收和存檔的內容，也是此工具通過一次下載生成的內容。

我應該給客戶多長時間才能付款？

常見的期限是 30 天（淨 30），但淨 14 或淨 7 對於較小的工作或新客戶是正常的，有些自由職業者要求收貨付款。選擇條款，在發票上寫入相應的到期日期，並提前與客戶同意，以便沒有驚訝。較短的條款有利於您的現金流；較長的條款可能適合較大的客戶。關鍵是到期日期在發票本身上清楚地說明。

製作發票時我需要添加稅款嗎？

只有在需要時才需要。您是否收取稅款取決於您的位置、您銷售的內容以及您是否已登記 — 美國銷售稅因州而異，而增值稅或商品及服務稅在英國、歐盟和許多其他國家登記後適用。許多小型或未登記的賣家根本不添加稅款。檢查您操作的位置的規則，如果不清楚，請在開發票前諮詢會計師。