Come Fare una Fattura
Fare una fattura significa costruire un documento che chiede a un cliente di pagare. Apri un modello, compila la tua attività e il cliente, aggiungi un numero di fattura con date di emissione e scadenza, digita ogni articolo di linea e il suo prezzo, applica la tassa se necessario, aggiungi i tuoi dettagli di pagamento, quindi esportalo come PDF e invialo al cliente.
Salta — genera la tua fattura oraFare una fattura è principalmente compilare alcuni blocchi nell'ordine giusto e poi ottenere il file al cliente. I passaggi seguenti ti guidano attraverso la costruzione del documento da cima a fondo e terminano con l'esportazione come PDF e l'invio, quindi finisci con qualcosa che puoi effettivamente inviare per email, non solo una bozza sullo schermo.
Passaggio 1 — Compila i dettagli aziendali e il logo
Apri il modello e metti per prima i tuoi dettagli: il tuo nome aziendale o personale, indirizzo, email e telefono, più il tuo logo se ne hai uno. Questo intestazione è il "da" sulla fattura. Configurarlo una volta nello strumento significa che viene trasportato in ogni fattura che crei successivamente, quindi lo costruisci una volta e lo riutilizzi invece di riscriverlo ogni volta.
Passaggio 2 — Inserisci il cliente che stai fatturando
Successivamente, compila il blocco cliente: il nome della persona o dell'azienda che paga, il loro indirizzo di fatturazione e un'email di contatto. Rendilo il partito della fatturazione piuttosto che chiunque tu abbia parlato, perché il lato contabile è chi paga. Ottenere il nome e l'indirizzo giusti dalla prima volta è ciò che mantiene la fattura in movimento invece di rimbalzare per una correzione.
Passaggio 3 — Imposta il numero di fattura e le date
Dai alla fattura un numero che non è stato usato prima — la maggior parte degli strumenti lo incrementano automaticamente, quindi INV-0007 segue INV-0006. Imposta la data di emissione su oggi e scegli una data di scadenza che corrisponda ai tuoi termini. Net 14 significa che il pagamento è dovuto in 14 giorni; Net 30 dà al cliente un mese. Più chiara è la data di scadenza, meno email "quando è dovuto" riceverai in seguito.
Passaggio 4 — Aggiungi ogni articolo di linea
Aggiungi una riga per ogni servizio o prodotto: una descrizione in inglese semplice, la quantità (ore, unità o un semplice 1), e il prezzo di ciascuno. Lo strumento moltiplica la quantità per il prezzo e totalizza le righe per te, quindi non stai sommando le cifre a mano. Per "6 ore di consulenza a $90", inserisci la quantità 6 e il prezzo unitario 90 e lascia che calcoli il totale della linea di $540.
Passaggio 5 — Applica tasse, uno sconto o la spedizione
Se il tuo lavoro è tassabile, attiva la tassa e inserisci l'aliquota in modo che appaia come una riga a sé stante — e aggiungi il tuo numero di partita IVA o di imposta sulle vendite se sei registrato, perché questo è il numero che le autorità fiscali si aspettano sul documento. Puoi applicare un'aliquota fiscale all'intero subtotale, impostare un'aliquota per riga quando gli articoli sono tassati diversamente, o usare i prezzi con imposte incluse. Deduci uno sconto e aggiungi una spesa di spedizione qui prima, prima che il totale si ricalcoli.
Passaggio 6 — Aggiungi come il cliente ti paga
Dì al cliente esattamente come pagarti. Digita i tuoi dettagli bancari — nome dell'account, numero di account e codice di ordinamento o IBAN/SWIFT — o rilascia un link di pagamento se accetti carte o pagamenti online. Elenca più di un'opzione se la offri. Rendere il pagamento un'azione in un unico passaggio per il cliente è la cosa più importante che puoi fare per essere pagato più velocemente.
Passaggio 7 — Rivedi, esporta il PDF e invia
Usa l'anteprima dal vivo per leggere la fattura come la vedrà il cliente, e controlla il totale e il nome della fatturazione. Quando sembra giusto, esportalo come PDF e invialo per email come allegato — il PDF mantiene il layout fisso e impedisce a chiunque di modificare le cifre. Salva la tua copia. Questo generatore fa tutto questo gratuitamente: senza registrazione, senza filigrana, e nulla lascia il tuo browser.
Cosa includere su una fattura
Mantieni questa tabella accanto a te mentre costruisci il documento — elenca ogni blocco che una fattura dovrebbe avere e se è essenziale. Tratta la colonna richiesta come una guida generale, poiché i campi fiscali si applicano solo una volta che sei registrato.
| Campo | Cos'è | Richiesto? |
|---|---|---|
| I tuoi dettagli aziendali | Nome, indirizzo e informazioni di contatto del mittente | Sì |
| Dettagli del cliente | Chi è fatturato e il suo indirizzo di fatturazione | Sì |
| Numero di fattura | Un riferimento univoco per questa fattura | Sì |
| Date di emissione e scadenza | Quando è stato inviato e quando il pagamento è dovuto | Sì |
| Articoli di linea | Descrizione, quantità e prezzo unitario per riga | Sì |
| Imposta / IVA | Aliquota fiscale e importo, più il tuo numero fiscale se registrato | Se registrato |
| Importo totale dovuto | Subtotale, tassa e importo finale da pagare | Sì |
| Dettagli di pagamento | Dettagli bancari o un link di pagamento e metodi accettati | Sì |
| Note / termini | Termini di pagamento, commissioni di mora o un messaggio breve | Facoltativo |
Domande frequenti
Come faccio a fare una fattura gratis?
Apri un modello di fattura gratuito o un generatore, compila i tuoi dettagli aziendali, il cliente, un numero di fattura, le date, i tuoi articoli di linea e come pagare, quindi scaricalo come PDF. Non hai bisogno di software contabile o di un abbonamento a pagamento per inviare una fattura professionale. Questo strumento fa tutto il lavoro nel tuo browser — gratis, senza registrazione e senza filigrana sul PDF finito — quindi l'unica cosa che fornisci è l'informazione che va sulla fattura.
Come invio una fattura a un cliente?
Esporta la fattura finita come PDF e inviala al cliente come allegato, con un messaggio breve e il numero di fattura sulla riga dell'oggetto. PDF è lo standard perché blocca il layout e i numeri in modo che nulla si muova o venga modificato in transito. Se il cliente utilizza un portale o un sistema di ordine di acquisto, caricalo lì e cita qualsiasi numero di PO che ti hanno dato. Conserva una copia di ogni fattura che invii per i tuoi record.
In che formato deve essere una fattura?
Invia le fatture come PDF. Un PDF sembra uguale su ogni dispositivo, stampa in modo pulito e non può essere accidentalmente alterato come un file di elaborazione testi o foglio di calcolo. I file di Word e Excel vanno bene per costruire o modificare la fattura, ma esporta la versione finale in PDF prima di inviarla. Questo è ciò che i team di contabilità si aspettano di ricevere e archiviare, ed è quello che questo strumento produce con un download.
Quanto tempo devo dare a un cliente per pagare?
Una finestra comune è 30 giorni (Net 30), ma Net 14 o Net 7 sono normali per lavori più piccoli o clienti nuovi, e alcuni freelancer chiedono il pagamento alla ricezione. Scegli il termine, scrivi la data di scadenza corrispondente sulla fattura, e concorda con il cliente in anticipo in modo che non sia una sorpresa. I termini più brevi aiutano il tuo flusso di cassa; i termini più lunghi possono adattarsi ai clienti più grandi. La chiave è che la data di scadenza sia dichiarata chiaramente sulla fattura stessa.
Devo aggiungere tasse quando faccio una fattura?
Solo se obbligatorio. Se addebiti le tasse dipende dalla tua posizione, da cosa vendi e se sei registrato — l'imposta sulle vendite negli Stati Uniti varia per stato, mentre l'IVA o il GST si applicano una volta che sei registrato nel Regno Unito, nell'UE e in molti altri paesi. Molti piccoli o venditori non registrati non aggiungono tasse. Verifica le regole dove operi, e se non è chiaro, consulta un commercialista prima di fatturare.