Come Scrivere una Fattura
Per scrivere una fattura, metti il tuo nome aziendale e i dettagli di contatto in alto, aggiungi il cliente sotto, quindi assegna al documento un numero di fattura univoco, una data di emissione e una data di scadenza. Elenca ogni articolo con una descrizione, una quantità e un prezzo, aggiungi le tasse, mostra il totale e includi come pagarti.
Salta — genera la tua fattura oraUna fattura è una richiesta scritta di pagamento. Una buona non lascia spazio a domande: il cliente può vedere chi la sta fatturando, per cosa, quanto e come pagare. Di seguito, ogni parte della fattura viene spiegata nell'ordine in cui appare sulla pagina, così comprendi a cosa serve ogni campo mentre lo scrivi.
Passaggio 1 — Aggiungi i dettagli aziendali e il logo
Inizia dalla parte superiore con chi sta inviando la fattura: la tua azienda o il tuo nome personale, indirizzo, email e telefono. Se hai un logo, posizionalo qui in modo che il documento sembri provenire da te. Questo blocco è ciò che dice al cliente a chi sta pagando e come contattarti con domande, quindi mantienilo accurato e coerente su ogni fattura che invii.
Passaggio 2 — Aggiungi i dettagli del cliente
Sotto i tuoi dettagli, scrivi il nome legale o aziendale del cliente e il suo indirizzo di fatturazione. Aggiungi una persona di contatto e un email se ne hai uno, perché è chi approva e indirizza il pagamento. Per un cliente aziendale, utilizza il nome registrato esatto che chiedono per la fatturazione — deve corrispondere ai loro registri affinché la fattura passi il team di contabilità senza una domanda.
Passaggio 3 — Assegna un numero di fattura e date
Ogni fattura ha bisogno di un numero univoco (ad esempio INV-0001, quindi INV-0002). Il numero è il modo in cui tu e il cliente fate riferimento a una fattura specifica e come mantieni i tuoi registri in ordine. Aggiungi la data di emissione e una data di scadenza. La data di scadenza proviene dai tuoi termini di pagamento: "Netto 30" significa che il pagamento è dovuto 30 giorni dopo la data di emissione — Netto 7 e Netto 14 funzionano allo stesso modo per periodi più brevi.
Passaggio 4 — Elenca gli articoli di linea
Nella tabella, dai a ogni prodotto o servizio la propria riga con una descrizione chiara, la quantità e il prezzo unitario. Il totale della riga è quantità per prezzo unitario, e il subtotale è ogni riga sommata. Scrivi descrizioni che il cliente riconoscerà dal lavoro o dall'ordine — "Progettazione logo — file finali" suona meglio di "progettazione", e una riga specifica è molto meno probabile che sia messa in discussione o ritardata.
Passaggio 5 — Aggiungi tasse, IVA, sconto o spedizione
Se addebiti l'imposta sulle vendite, l'IVA o il GST, aggiungilo come riga a sé stante in modo che il cliente possa vedere l'aliquota e l'importo. Una partita IVA o un numero fiscale è il numero di registrazione che alcuni paesi richiedono di mostrare. Puoi applicare un'aliquota fiscale all'intero subtotale, impostare un'aliquota per riga quando gli articoli sono tassati diversamente, o quotare prezzi con imposte incluse. Sottrai qualsiasi sconto e aggiungi la spedizione qui prima del totale finale.
Passaggio 6 — Aggiungi i dettagli di pagamento
Specifica esattamente come vuoi essere pagato. Per un bonifico bancario, includi il nome del conto, il numero di conto e il codice di ordinamento o IBAN/SWIFT. Se accetti carte o pagamenti online, aggiungi un link di pagamento o annota i metodi che accetti. Più facile fai pagare, più veloce vieni pagato, quindi chiarisci questo piuttosto che presumere che il cliente abbia già i tuoi dettagli.
Passaggio 7 — Aggiungi note e termini, quindi invia
Chiudi con una breve nota o i tuoi termini: una riga di ringraziamento, qualsiasi commissione di pagamento tardivo o un riferimento di progetto. Controlla i totali e il nome del cliente una volta, quindi invia la fattura come PDF via email in modo che non possa essere modificata in transito. Conserva la tua copia per i tuoi registri. Con questo strumento puoi compilare ogni campo sopra e scaricare il PDF gratuitamente — senza registrazione, senza filigrana, e i tuoi dati rimangono nel tuo browser.
Cosa includere su una fattura
Usalo come una lista di controllo mentre scrivi. La colonna richiesta è una guida generale; alcuni campi sono richiesti solo una volta che sei registrato per le tasse o quando un cliente lo chiede.
| Campo | Cos'è | Richiesto? |
|---|---|---|
| I tuoi dettagli aziendali | Nome, indirizzo e informazioni di contatto del mittente | Sì |
| Dettagli del cliente | Chi è fatturato e il suo indirizzo di fatturazione | Sì |
| Numero di fattura | Un riferimento univoco per questa fattura | Sì |
| Date di emissione e scadenza | Quando è stato inviato e quando il pagamento è dovuto | Sì |
| Articoli di linea | Descrizione, quantità e prezzo unitario per riga | Sì |
| Imposta / IVA | Aliquota fiscale e importo, più il tuo numero fiscale se registrato | Se registrato |
| Importo totale dovuto | Subtotale, tassa e importo finale da pagare | Sì |
| Dettagli di pagamento | Dettagli bancari o un link di pagamento e metodi accettati | Sì |
| Note / termini | Termini di pagamento, commissioni di mora o un messaggio breve | Facoltativo |
Domande frequenti
Cosa deve esserci su una fattura?
Al minimo: il tuo nome aziendale e i dettagli di contatto, il nome e l'indirizzo del cliente, un numero di fattura univoco, la data di emissione e la data di scadenza, un elenco di articoli con descrizioni e prezzi, le tasse, l'importo totale dovuto e come pagare. Se sei registrato per IVA o imposta sulle vendite, mostra il tuo numero fiscale e l'aliquota fiscale come riga separata. Qualsiasi altra cosa — un logo, un numero d'ordine di acquisto, termini di pagamento o una nota — è facoltativa ma aiuta il cliente a elaborare la fattura e pagare in tempo.
Cosa significa Netto 30 su una fattura?
Netto 30 è un termine di pagamento che significa che l'importo completo è dovuto entro 30 giorni dalla data di emissione della fattura. Netto 7 e Netto 14 significano 7 e 14 giorni. "Netto" si riferisce semplicemente all'importo totale pagabile senza sconto per pagamento anticipato. Scegli il termine che si adatta al tuo flusso di cassa e alla relazione con il cliente, scrivilo accanto alla data di scadenza, e la data stessa elimina qualsiasi dubbio su quando il pagamento è previsto.
Come numero le mie fatture?
Utilizza una sequenza semplice che sale sempre e non si ripete mai, come INV-0001, INV-0002, INV-0003. Alcune persone aggiungono l'anno (2026-001) o un codice cliente. Il formato esatto non importa — quello che importa è che ogni numero sia univoco e la serie non abbia spazi, perché così è come tieni traccia di quali fatture sono pagate, ne trovi una rapidamente e manieni registri puliti per il periodo fiscale.
Devo addebitare le tasse su una fattura?
Dipende da dove sei, cosa vendi e se sei registrato. Negli Stati Uniti, le regole fiscali sulle vendite variano per stato e per tipo di prodotto o servizio. Nel Regno Unito e nell'UE addebiti l'IVA una volta che sei registrato. In molti posti i piccoli o i venditori non registrati non aggiungono tasse. Verifica le regole per la tua posizione, e in caso di dubbio chiedi a un commercialista — questa pagina spiega i campi, non i tuoi obblighi fiscali.
Posso scrivere una fattura come ditta individuale senza un'azienda?
Sì. Non hai bisogno di un'azienda registrata per fatturare. Come ditta individuale o libero professionista puoi fatturare sotto il tuo nome legale e indirizzo al posto di un nome aziendale. Includi gli stessi elementi essenziali — i tuoi dettagli, il cliente, un numero, date, articoli e come pagare. Aggiungi un numero fiscale solo se ne hai uno e sei obbligato a mostrarlo. Molte persone iniziano a fatturare in questo modo prima di registrare mai un'azienda.