Wie man eine Rechnung schreibt
Um eine Rechnung zu schreiben, geben Sie oben Ihren Geschäftsnamen und Ihre Kontaktdaten an, fügen Sie den Kunden darunter ein und weisen Sie dann dem Dokument eine eindeutige Rechnungsnummer, ein Ausstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum zu. Führen Sie jeden Artikel mit einer Beschreibung, einer Menge und einem Preis auf, fügen Sie Steuern hinzu, zeigen Sie die Summe an und geben Sie an, wie man Sie bezahlt.
Überspringen — generieren Sie jetzt Ihre RechnungEine Rechnung ist eine schriftliche Zahlungsaufforderung. Eine gute hinterlässt keinen Spielraum für Fragen: Der Kunde kann sehen, wer ihn abrechnet, wofür, wie viel und wie man bezahlt. Unten wird jeder Teil der Rechnung in der Reihenfolge erklärt, in der er auf der Seite angezeigt wird, damit Sie verstehen, wofür jedes Feld bestimmt ist, während Sie es ausfüllen.
Schritt 1 — Fügen Sie Ihre Geschäftsdetails und Ihr Logo hinzu
Beginnen Sie oben mit der Information, wer die Rechnung sendet: Ihr Unternehmen oder Ihr persönlicher Name, Adresse, E-Mail und Telefon. Wenn Sie ein Logo haben, platzieren Sie es hier, damit das Dokument von Ihnen zu stammen scheint. Dieser Block teilt dem Kunden mit, wem er zahlt und wie man Sie bei Fragen kontaktiert. Halten Sie ihn daher genau und konsistent auf jeder Rechnung, die Sie versenden.
Schritt 2 — Fügen Sie die Kundendetails hinzu
Schreiben Sie unter Ihren Daten den juristischen oder Geschäftsnamen des Kunden und seine Rechnungsadresse auf. Fügen Sie einen Ansprechpartner und eine E-Mail hinzu, falls vorhanden, da dies die Person ist, die die Zahlung genehmigt und leitet. Verwenden Sie für einen Geschäftskunden den genauen eingetragenen Namen, unter dem sie in Rechnung gestellt werden möchten — er muss mit ihren Unterlagen übereinstimmen, damit die Rechnung ohne Rückfrage von der Buchhaltung passiert.
Schritt 3 — Geben Sie eine Rechnungsnummer und Daten an
Jede Rechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer (z. B. INV-0001, dann INV-0002). Die Nummer ist die Art und Weise, wie Sie und der Kunde auf eine bestimmte Rechnung verweisen und wie Sie Ihre Unterlagen in Ordnung halten. Fügen Sie das Ausstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum hinzu. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus Ihren Zahlungsbedingungen: „Netto 30" bedeutet, dass die Zahlung 30 Tage nach dem Ausstellungsdatum fällig ist — Netto 7 und Netto 14 funktionieren auf die gleiche Weise für kürzere Zeiträume.
Schritt 4 — Führen Sie die Positionen auf
Geben Sie in der Tabelle jedem Produkt oder Service eine eigene Zeile mit einer klaren Beschreibung, der Menge und dem Einzelpreis. Die Gesamtposition ist Menge mal Einzelpreis, und die Zwischensumme ist jede Zeile addiert. Schreiben Sie Beschreibungen, die der Kunde aus der Arbeit oder Bestellung erkennt — „Logo-Design — endgültige Dateien" klingt besser als „Design", und eine spezifische Position wird viel weniger in Frage gestellt oder verzögert.
Schritt 5 — Fügen Sie Steuern, Mehrwertsteuer, Rabatt oder Versand hinzu
Wenn Sie Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer oder GST berechnen, fügen Sie diese als eigene Position hinzu, damit der Kunde den Steuersatz und den Betrag sehen kann. Eine Steuernummer oder Umsatzsteuernummer ist die Registrierungsnummer, die einige Länder von Ihnen verlangen. Sie können einen Steuersatz auf die gesamte Zwischensumme anwenden, einen Satz pro Position festlegen, wenn Artikel unterschiedlich besteuert werden, oder Preise mit einbezogener Steuer angeben. Ziehen Sie Rabatte ab und fügen Sie hier Versandkosten hinzu, bevor die Gesamtsumme berechnet wird.
Schritt 6 — Fügen Sie Zahlungsdetails hinzu
Geben Sie genau an, wie Sie bezahlt werden möchten. Geben Sie für eine Banküberweisung den Kontonamen, die Kontonummer und den Bankleitzahl- oder IBAN/SWIFT-Code an. Wenn Sie Karten oder Online-Zahlungen akzeptieren, fügen Sie einen Zahlungslink hinzu oder notieren Sie die Zahlungsmethoden, die Sie akzeptieren. Je einfacher Sie die Zahlung machen, desto schneller werden Sie bezahlt. Klären Sie dies also, anstatt anzunehmen, dass der Kunde Ihre Daten bereits hat.
Schritt 7 — Fügen Sie Notizen und Bedingungen hinzu und senden Sie dann
Schließen Sie mit einer kurzen Notiz oder Ihren Bedingungen ab: eine Dankeszeile, eventuell fällige Verzögerungsgebühren oder eine Projektreferenz. Überprüfen Sie die Gesamtbeträge und den Kundennamen einmal, senden Sie dann die Rechnung per E-Mail als PDF, damit sie während der Übertragung nicht bearbeitet werden kann. Bewahren Sie Ihre eigene Kopie für Ihre Unterlagen auf. Mit diesem Tool können Sie alle oben genannten Felder ausfüllen und die PDF kostenlos herunterladen — ohne Registrierung, ohne Wasserzeichen, und Ihre Daten bleiben in Ihrem Browser.
Was auf eine Rechnung gehört
Verwenden Sie dies als Checkliste, während Sie schreiben. Die Spalte „Erforderlich" ist eine allgemeine Richtlinie. Einige Felder sind nur erforderlich, wenn Sie für Steuern registriert sind oder wenn ein Kunde dies anfordert.
| Feld | Was es ist | Erforderlich? |
|---|---|---|
| Ihre Geschäftsdaten | Name, Adresse und Kontaktinformationen des Absenders | Ja |
| Kundendaten | Wer abgerechnet wird und dessen Rechnungsadresse | Ja |
| Rechnungsnummer | Ein eindeutiger Verweis für diese Rechnung | Ja |
| Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum | Wann wurde es gesendet und wann ist die Zahlung fällig | Ja |
| Positionen | Beschreibung, Menge und Einzelpreis pro Zeile | Ja |
| Steuer / Mehrwertsteuer | Steuersatz und Betrag, plus Ihre Steuernummer falls registriert | Falls registriert |
| Gesamtbetrag fällig | Zwischensumme, Steuer und fälliger Gesamtbetrag | Ja |
| Zahlungsdetails | Bankdaten oder Zahlungslink und akzeptierte Methoden | Ja |
| Notizen / Bedingungen | Zahlungsbedingungen, Verzögerungsgebühren oder kurze Nachricht | Optional |
Häufig gestellte Fragen
Was muss auf einer Rechnung sein?
Mindestens: Ihr Geschäftsname und Kontaktdaten, Name und Adresse des Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, eine Liste der Artikel mit Beschreibungen und Preisen, Steuern, der fällige Gesamtbetrag und Zahlungsweise. Wenn Sie für Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer registriert sind, zeigen Sie Ihre Steuernummer und den Steuersatz als eigene Position an. Alles andere — ein Logo, eine Bestellnummer, Zahlungsbedingungen oder ein Hinweis — ist optional, hilft dem Kunden aber, die Rechnung zu bearbeiten und pünktlich zu zahlen.
Was bedeutet Netto 30 auf einer Rechnung?
Netto 30 ist eine Zahlungsbedingung, die bedeutet, dass der volle Betrag innerhalb von 30 Tagen ab dem Rechnungsdatum fällig ist. Netto 7 und Netto 14 bedeuten 7 bzw. 14 Tage. „Netto" bezieht sich einfach auf den fälligen Gesamtbetrag ohne Skonto. Wählen Sie die Bedingung, die zu Ihrem Cashflow und der Kundenbeziehung passt, schreiben Sie sie neben das Fälligkeitsdatum, und das Datum selbst beseitigt jeden Zweifel darüber, wann die Zahlung erwartet wird.
Wie nummeriere ich meine Rechnungen?
Verwenden Sie eine einfache Abfolge, die immer aufsteigt und sich nie wiederholt, z. B. INV-0001, INV-0002, INV-0003. Einige Personen fügen das Jahr (2026-001) oder einen Kundencode hinzu. Das genaue Format spielt keine Rolle — wichtig ist, dass jede Nummer eindeutig ist und die Serie keine Lücken hat, denn so verfolgen Sie, welche Rechnungen bezahlt wurden, finden schnell eine, und führen ordentliche Unterlagen für die Steuersaison.
Muss ich Steuern auf einer Rechnung berechnen?
Es hängt davon ab, wo Sie sind, was Sie verkaufen und ob Sie registriert sind. In den USA unterscheiden sich Umsatzsteuerregeln je nach Bundesstaat und Art des Produkts oder der Dienstleistung. Im Vereinigten Königreich und der EU berechnen Sie die Mehrwertsteuer, wenn Sie registriert sind. In vielen Orten fügen kleine oder nicht registrierte Verkäufer überhaupt keine Steuern hinzu. Überprüfen Sie die Regeln für Ihren Standort, und wenn Sie unsicher sind, fragen Sie einen Buchhalter — diese Seite erklärt die Felder, nicht Ihre Steuerpflichten.
Kann ich als Einzelunternehmer ohne Unternehmen eine Rechnung schreiben?
Ja. Sie benötigen kein registriertes Unternehmen, um eine Rechnung zu stellen. Als Einzelunternehmer oder Freiberufler können Sie unter Ihrem eigenen juristischen Namen und Ihrer Adresse anstelle eines Geschäftsnamens Rechnungen ausstellen. Geben Sie die gleichen wesentlichen Informationen an — Ihre Daten, der Kunde, eine Nummer, Daten, Artikel und Zahlungsweise. Fügen Sie nur dann eine Steuernummer hinzu, wenn Sie eine haben und diese anzeigen müssen. Viele Menschen beginnen auf diese Weise, Rechnungen zu stellen, bevor sie jemals ein Unternehmen registrieren.