如何撰寫發票
要撰寫發票，請在頂部放置您的企業名稱和聯絡詳情，在下面添加客戶，然後為文件指定唯一的發票編號、簽發日期和到期日期。列出每個項目及其說明、數量和價格，添加任何稅款，顯示總額，並包括您的付款方式。
略過 — 立即生成您的發票發票是付款的書面要求。好的發票沒有疑問的餘地： 客戶可以看到誰在向他們開發票、是什麼、多少，以及如何付款。 下方各發票部分按在頁面上出現的順序進行解釋， 因此您在撰寫時可以理解每個欄位的用途。
步驟 1 — 添加您的企業詳情和標誌
從頂部開始，說明誰在發送發票：您的企業或您自己的名稱、地址、電郵和電話。如果您有標誌，請在此處放置，使文件看起來像來自您。此區塊告訴客戶他們向誰付款以及在有疑問時如何聯繫您，因此請在您發送的每份發票中保持準確和一致。
步驟 2 — 添加客戶詳情
在您自己的詳情下方，寫下客戶的法律或企業名稱及其帳單地址。如果您有聯繫人和電郵，請添加，因為他們是批准和處理付款的人。對於企業客戶，使用他們要求的確切登記名稱進行帳單結算 — 它必須與他們的記錄相符，才能使發票通過帳務小組而無需查詢。
步驟 3 — 給予發票編號和日期
每份發票都需要一個唯一的發票編號（例如 INV-0001、INV-0002）。該編號是您和客戶引用一份特定帳單以及保持記錄整齐的方式。添加簽發日期和到期日期。到期日期來自您的付款條款："淨 30"表示付款應在簽發日期後 30 天內支付 — 淨 7 和淨 14 對於更短的期限以相同方式工作。
步驟 4 — 列出線項
在表格中，給每個產品或服務一行，有清晰的說明、數量和單價。行合計是數量乘以單價，小計是所有行相加。寫下客戶從工作或訂單中認可的說明 — "標誌設計 — 最終文件"比"設計"更好，具體行不太可能被質疑或延遲。
步驟 5 — 添加稅款、增值稅、折扣或運費
如果您收取銷售稅、增值稅或商品及服務稅，請將其作為獨立項添加，以便客戶可以看到稅率和金額。增值稅或稅務編號是某些國家要求您顯示的登記編號。您可以將一個稅率應用於整個小計，按行設置稅率（當項目以不同方式納稅時），或引用含稅價格。在最終合計前減去任何折扣並添加運費。
步驟 6 — 添加付款詳情
明確說明您希望如何被支付。對於銀行轉帳，包括帳戶名、帳號和排序代碼或 IBAN/SWIFT。如果您接受卡或線上付款，添加付款連結或記下您接受的方式。付款越容易，您就越快收到付款，所以請明確說明，而不是假設客戶已有您的詳情。
步驟 7 — 添加備註和條款，然後發送
以簡短備註或您的條款結束：感謝語句、任何延遲付款費用或專案參考。再檢查一次總額和客戶名稱，然後以 PDF 形式通過電郵發送發票，以便在傳送中無法編輯。保留您自己的副本以供記錄。使用此工具，您可以填寫上述每個欄位並免費下載 PDF — 無需註冊、無浮水印，您的數據保留在您的瀏覽器中。
發票上應包含的內容
在撰寫時使用此作為檢查清單。必需列是一般指南； 只有當您已登記稅款或客戶要求時，某些欄位才是必需的。
| 欄位 | 是什麼 | 必需？ |
|---|---|---|
| 您的企業詳情 | 寄件者的名稱、地址和聯絡資訊 | 是 |
| 客戶詳情 | 誰被開發票及其帳單地址 | 是 |
| 發票編號 | 此發票的唯一參考 | 是 |
| 簽發和到期日期 | 何時發送以及何時應付款 | 是 |
| 線項 | 每行的說明、數量和單價 | 是 |
| 稅款 / 增值稅 | 稅率和金額，加上您已登記的稅務編號 | 如已登記 |
| 應付的總額 | 小計、稅款和最終應付金額 | 是 |
| 付款詳情 | 銀行詳情或付款連結和接受的方式 | 是 |
| 備註 / 條款 | 付款條款、延遲費用或簡短訊息 | 可選 |
常見問題
發票上需要有什麼？
最少：您的企業名稱和聯絡詳情、客戶名稱和地址、唯一的發票編號、簽發日期和到期日期、帶有說明和價格的項目清單、任何稅款、應付的總額和付款方式。如果您已登記增值稅或銷售稅，請顯示您的稅務編號和稅率作為單獨的行。任何其他內容 — 標誌、採購單編號、付款條款或備註 — 是可選的，但可幫助客戶處理發票並按時付款。
發票上的"淨 30"是什麼意思？
淨 30 是一種付款條款，意味著全額應在發票簽發日期後 30 天內支付。淨 7 和淨 14 分別表示 7 天和 14 天。"淨"只是指應付的總額，不應用提前付款折扣。選擇適合您現金流和客戶關係的條款，在到期日期旁邊寫下，日期本身會消除對預期何時付款的任何疑問。
我如何給發票編號？
使用始終上升且永遠不重複的簡單序列，例如 INV-0001、INV-0002、INV-0003。有些人添加年份 (2026-001) 或客戶代碼。確切的格式無關緊要 — 重要的是每個編號都是唯一的，系列中沒有間隔，因為這是您追蹤哪些發票已支付、快速查找一份發票並保持良好記錄以備稅務時期的方式。
我必須在發票上收取稅款嗎？
這取決於您所在的位置、您銷售的內容以及您是否已登記。在美國，銷售稅規則因州和產品或服務類型而異。在英國和歐盟，一旦您登記增值稅，您就會收取增值稅。在許多地方，小型或未登記的賣家根本不添加稅款。檢查您所在位置的規則，如有疑問，請諮詢會計師 — 本頁解釋欄位，而不是您的稅務義務。
作為沒有公司的個體經營者，我可以開發票嗎？
是的。您無需註冊公司即可開具發票。作為個體經營者或自由職業者，您可以以您自己的法律名稱和地址代替企業名稱來開發票。包括相同的基本要素 — 您的詳情、客戶、編號、日期、項目和付款方式。只有在您有稅務編號且被要求顯示時才添加稅務編號。許多人在註冊企業之前就開始以這種方式開具發票。