如何製作發票
透過七個部分製作發票：您的業務標題、客戶、帶有發行日期和到期日期的序號發票號碼、帶有數量和價格的行項目、稅款、您的付款詳情和簡短備註區塊。填寫每一個、下載 PDF、保存副本，以便發票號碼保持順序。
跳過 — 立即製作您的發票製作發票是一個可重複的例程：相同的七個部分、以相同順序填寫、 每次您向某人計費時。做好編號和副本，其餘的很快。下面的步驟 涵蓋該例程從標題到已保存 PDF，以及防止發票丟失的記錄保持習慣。
第 1 步 — 設定您的業務標題
標題將您識別為發件人，因此輸入您的業務或個人名稱、地址、電子郵件、電話和標誌。保存一次，該工具會在下一張發票上重複使用，使您建立的每份文件看起來一致。穩定的標題也使您的發票易於識別和歸檔，當客戶查看您發送的內容時。
第 2 步 — 輸入客戶的詳細信息
新增計費對象：客戶名稱或公司、計費地址和聯絡電子郵件。使用他們希望在發票上的確切名稱，尤其是對於公司，以便與他們自己的記錄一致。在每張發票上保持準確的客戶詳細信息也使您的記錄保持清潔，因為您稍後可以將每筆付款與正確的客戶配對。
第 3 步 — 指定序號發票號碼和日期
這是保持記錄整潔的部分。按不間斷的序列指定下一個號碼 — FAC-0042 之後是 FAC-0041 — 這樣沒有號碼被跳過或重複使用。新增發行日期和根據您的條款設定的到期日期：Net 7、Net 14 或 Net 30 從發行日期起計算那麼多天。乾淨、無間隙的數字和日期運行使您一眼就能看出哪些發票是未償。
第 4 步 — 輸入項目
列出您所收費的內容，每行一個，帶有說明、數量和單價。行總計是數量乘以單價，行加起來等於小計。對於商品，"陶瓷杯 — 50 個，每個 $4" 意味著數量 50 和單價 4 的 $200 行。現在明確分項意味著來自客戶的問題更少，以及您幾個月後實際上可以閱讀的記錄。
第 5 步 — 新增稅款、折扣或運費
將銷售稅、VAT 或 GST 添加為單獨的行，顯示稅率和金額，如果您已註冊，請加入您的稅號。您可以將一個稅率應用於整個小計、為每行設定不同的稅率，或報價含稅價格，具體取決於您的銷售方式。在本部分中應用任何折扣並添加運費，以便最終總額反映客戶欠的確切金額。
第 6 步 — 輸入您的付款詳情
給客戶一個清晰的付款方式。輸入銀行詳情 — 帳戶名稱、帳戶號碼和排序代碼或 IBAN/SWIFT — 如果您接受卡或線上付款，請新增付款連結。將付款方法記錄在發票本身上，而不僅僅是在電子郵件中，意味著客戶始終可以使用它，您的記錄顯示每張發票應如何結清。
第 7 步 — 新增備註、下載並保存副本
以備註或條款行結束 — 付款條款、滯納金或參考。檢查總計和發票號碼、下載 PDF 並電子郵件發送給客戶。保存您的副本並記錄該號碼，以便您的序列保持完整以供下一個。在此處製作發票是免費的，無需註冊和浮水印，並且因為它在您的瀏覽器中運行，您的客戶和定價數據永遠不會離開您的設備。
發票上要包括的內容
每次製作發票時都運行此表以確認沒有遺漏任何內容。必需列是一般 指南 — 稅務欄位只有在您已註冊或客戶特別要求時才變得必要。
| 欄位 | 它是什麼 | 必需嗎？ |
|---|---|---|
| 您的業務詳情 | 發件人的名稱、地址和聯絡信息 | 是 |
| 客戶詳情 | 誰被計費及其計費地址 | 是 |
| 發票號碼 | 此發票的唯一參考 | 是 |
| 發行日期和到期日期 | 何時發送以及何時付款到期 | 是 |
| 項目 | 每行的說明、數量和單價 | 是 |
| 稅款 / VAT | 稅率和金額，如果已註冊，加您的稅號 | 如果已註冊 |
| 應付總額 | 小計、稅款和最終應付金額 | 是 |
| 付款詳情 | 銀行詳情或付款連結和接受的方法 | 是 |
| 備註 / 條款 | 付款條款、滯納金或簡短訊息 | 選用 |
常見問題
我如何分步驟製作發票？
按順序進行：添加您的業務標題、添加客戶、指定帶有發行日期和到期日期的下一個序號發票號碼、列出每個項目及其數量和價格、添加稅款（如果您收費）、輸入您的付款詳情，然後編寫簡短的備註並下載 PDF。從上到下填寫部分意味著您不能錯過一個。此工具以完全相同的順序排列表單並為您合計數字，因此完整發票只需要幾分鐘。
我如何對發票進行編號以不失去蹤跡？
保持一個只上升且永不重複的運行序列 — FAC-0001、FAC-0002 等。您可以在年份（2026-014）或客戶代碼前加前綴，但保持一致且不留任何間隙。不間斷編號的要點是記錄保持：它立即告訴您發票是否遺漏、讓您找到任何單一帳單、並在稅收時給您一個乾淨的、可審計的清單。發送時記錄每個號碼，以便下一個明確。
我應該保留我的發票副本多久？
保留您製作的每一張發票的副本，因為它是您可能需要用於稅收的收入記錄。許多稅務當局期望您保留數年的業務記錄 — 通常大約三到七年，具體取決於國家 — 所以將 PDF 保存在耐用的地方並進行備份。確切的保留期限因地點而異，所以檢查您當地的規則。無論如何，過去發票的完整編號集使提交和任何將來的查詢都容易得多。
我可以在沒有註冊公司的情況下製作發票嗎？
可以的。您不需要註冊公司來製作發票。自由職業者或獨資業主可以在自己的法定名義和地址下製作發票，而不是業務名稱，包括所有相同的部分 — 您的詳情、客戶、號碼、日期、行項目和如何付款。僅當您有稅號並被要求顯示它時才添加。從一開始創建乾淨、編號的發票使稍後註冊業務變得更加順利。
我是否必須在我製作的發票上添加稅款？
不一定 — 這取決於您的位置、您銷售的內容和您是否已註冊。美國銷售稅因州和產品類型而異、VAT 或 GST 在您在英國、歐盟和許多其他國家註冊後適用，許多小型或未註冊賣家完全不收稅。在開始開票前確認您運營的規則，當真的不清楚時，請諮詢會計師而不是在發票上猜測。