Come creare fatture
Crea una fattura lavorando attraverso sette sezioni: intestazione aziendale, cliente, numero di fattura sequenziale con date di emissione e scadenza, voci con quantità e prezzi, tasse, tuoi dettagli di pagamento e un breve blocco di note. Compila ciascuno, scarica il PDF e conserva una copia affinché i numeri di fattura rimangono in ordine.
Salta avanti — genera la tua fattura adessoLa creazione di fatture è una routine ripetibile: le stesse sette sezioni, compilate nello stesso ordine, ogni volta che fatturi a qualcuno. Fai bene la numerazione e una copia e il resto è veloce. I passaggi di seguito coprono quella routine dall'intestazione al PDF salvato, con le abitudini di mantenimento dei registri che impediscono alle fatture di andare perdute.
Passo 1 — Configura la tua intestazione aziendale
L'intestazione ti identifica come mittente, quindi inserisci il tuo nome aziendale o personale, indirizzo, email, telefono e logo. Salvalo una volta e lo strumento lo riutilizza sulla fattura successiva, il che mantiene coerente ogni documento che crei. Un'intestazione costante rende anche le tue fatture facili da riconoscere e archiviare quando un cliente rivede quello che hai inviato.
Passo 2 — Inserisci i dettagli del cliente
Aggiungi il soggetto di fatturazione: nome o azienda del cliente, indirizzo di fatturazione ed email di contatto. Usa il nome esatto che vogliono sulla fattura, soprattutto per un'azienda, in modo che si allinei con i loro registri. Mantenere dettagli accurati del cliente su ogni fattura rende più pulito anche il tuo record-keeping, poiché puoi abbinare ogni pagamento al cliente giusto in seguito.
Passo 3 — Assegna un numero di fattura sequenziale e date
Questa è la sezione che mantiene i tuoi registri ordinati. Assegna il numero successivo in una sequenza ininterrotta — FAT-0042 dopo FAT-0041 — affinché nessun numero venga saltato o riutilizzato. Aggiungi la data di emissione e una data di scadenza impostata dai tuoi termini: Net 7, Net 14 o Net 30 contano quel numero di giorni dalla data di emissione. Un'esecuzione pulita e senza spazi di numeri e date ti permette di vedere a colpo d'occhio quali fatture sono in sospeso.
Passo 4 — Inserisci le voci
Elenca quello che stai addebitando, una riga ciascuna, con una descrizione, quantità e prezzo unitario. Il totale della riga è quantità per prezzo unitario e le righe si sommano al subtotale. Per i beni, "Tazza in ceramica — 50 unità a $4" significa quantità 50 e prezzo unitario 4 per un totale di riga di $200. Specificare chiaramente adesso significa meno domande dal cliente e un record che puoi effettivamente leggere mesi dopo.
Passo 5 — Aggiungi tasse, sconto o spedizione
Aggiungi imposta sulle vendite, VAT o GST come riga separata mostrando l'aliquota e l'importo, e includi il tuo ID fiscale se sei registrato per addebitarlo. Puoi applicare un'aliquota a tutto il subtotale, impostare aliquote diverse per riga o quotare prezzi con tasse incluse, a seconda di come vendi. Applica qualsiasi sconto e aggiungi la spedizione in questa sezione in modo che il totale finale rispecchi esattamente quello che il cliente deve.
Passo 6 — Inserisci i tuoi dettagli di pagamento
Dai al cliente un modo chiaro per pagare. Inserisci i dettagli bancari — nome conto, numero conto e codice di ordinamento o IBAN/SWIFT — e aggiungi un collegamento di pagamento se accetti carte o pagamenti online. Registrare il metodo di pagamento sulla fattura stessa, non solo in un'email, significa che il cliente lo ha sempre a portata di mano e i tuoi record mostrano come ogni fattura era destinata a essere liquidata.
Passo 7 — Aggiungi note, scarica e conserva una copia
Finisci con una riga di note o termini — termini di pagamento, una penale di mora, o un riferimento. Controlla il totale e il numero di fattura, scarica il PDF e invialo via email al cliente. Salva la tua copia e registra il numero affinché la tua sequenza rimanga intatta per il prossimo. La creazione di fatture qui è gratuita senza iscrizione e senza filigrana, e poiché funziona nel tuo browser, i dati del cliente e dei prezzi non lasciano mai il tuo dispositivo.
Cosa includere su una fattura
Scorri questa tabella ogni volta che crei una fattura per confermare che non manca nulla. La colonna obbligatoria è una guida generale — i campi fiscali diventano necessari solo una volta che sei registrato o un cliente te li chiede specificamente.
| Campo | Che cosa è | Obbligatorio? |
|---|---|---|
| I tuoi dettagli aziendali | Nome, indirizzo e informazioni di contatto del mittente | Sì |
| Dettagli cliente | Chi viene fatturato e il suo indirizzo di fatturazione | Sì |
| Numero di fattura | Un riferimento univoco per questa fattura | Sì |
| Date di emissione e scadenza | Quando è stato inviato e quando è dovuto il pagamento | Sì |
| Voci | Descrizione, quantità e prezzo unitario per riga | Sì |
| Tassa / VAT | Aliquota fiscale e importo, più il tuo ID fiscale se registrato | Se registrato |
| Importo totale dovuto | Subtotale, tasse e l'importo finale da pagare | Sì |
| Dettagli di pagamento | Dettagli bancari o un collegamento di pagamento e metodi accettati | Sì |
| Note / Termini | Termini di pagamento, penali di mora o un breve messaggio | Facoltativo |
Domande frequenti
Come creo una fattura passo dopo passo?
Lavora attraverso di essa in ordine: aggiungi la tua intestazione aziendale, aggiungi il cliente, assegna il numero di fattura sequenziale successivo con una data di emissione e scadenza, elenca ogni articolo con quantità e prezzo, aggiungi le tasse se le addebiti, inserisci i tuoi dettagli di pagamento, quindi scrivi una nota breve e scarica il PDF. Compilare le sezioni da cima a fondo significa che non puoi perderne una. Questo strumento dispone il modulo esattamente in quell'ordine e somma le cifre per te, quindi una fattura completa richiede pochi minuti.
Come numero le fatture affinché non perda traccia?
Mantieni una sequenza in esecuzione che sale solo e non si ripete mai — FAT-0001, FAT-0002, e così via. Puoi aggiungere come prefisso l'anno (2026-014) o un codice cliente, ma rimani coerente e non lasciare spazi. Lo scopo della numerazione ininterrotta è il mantenimento dei registri: ti dice istantaneamente se manca una fattura, ti consente di trovare qualsiasi singola fattura e ti dà un elenco pulito e verificabile al momento delle tasse. Registra ogni numero mentre lo invii affinché il prossimo sia ovvio.
Per quanto tempo devo conservare le copie delle mie fatture?
Conserva una copia di ogni fattura che crei, poiché è un record di reddito che probabilmente avrai bisogno per le tasse. Molte autorità fiscali si aspettano che tu conservi i registri commerciali per diversi anni — comunemente circa tre a sette, a seconda del paese — quindi salva il PDF da qualche parte durevole e fanne una copia di backup. Il periodo esatto di conservazione varia a seconda della posizione, quindi controlla le tue regole locali. In ogni caso, una serie completa e numerata di fatture passate rende la presentazione e qualsiasi query futura molto più semplice.
Posso creare fatture senza un'azienda registrata?
Sì. Non hai bisogno di un'azienda registrata per fatturare. Un freelancer o proprietario unico può creare fatture con il proprio nome legale e indirizzo invece di un nome aziendale, includendo tutte le stesse parti — i tuoi dettagli, il cliente, un numero, date, voci e come pagare. Aggiungi un ID fiscale solo se ne hai uno e sei obbligato a mostrarlo. Creare fatture pulite e numerate fin dall'inizio rende la registrazione di un'azienda in seguito molto più fluida.
Devo aggiungere le tasse alle fatture che creo?
Non sempre — dipende dalla tua posizione, da cosa vendi e dal fatto che tu sia registrato. L'imposta sulle vendite negli Stati Uniti varia in base allo stato e al tipo di prodotto, VAT o GST si applicano una volta che sei registrato nel Regno Unito, nell'UE e in molti altri paesi, e molti piccoli venditori o venditori non registrati non addebitano alcuna tassa. Conferma le regole dove operi prima di iniziare a fatturare, e quando è veramente poco chiaro, chiedi a un commercialista piuttosto che indovinare sulla fattura.