Rechnung versenden
Eine Rechnung versendest du in vier Schritten: Rechnung mit allen Pflichtangaben erstellen, Zahlungsweg ergänzen, das PDF an eine kurze E-Mail hängen und nach dem Zahlungsziel freundlich nachfassen. Zwei Dinge lohnt es sich vorher zu wissen: § 14 Abs. 2 UStG verpflichtet dich bei Leistungen an andere Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, und für Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern nennt dieselbe Vorschrift die elektronische Rechnung. Das PDF unten ist eine gewöhnliche Datei, keine E-Rechnung in diesem Sinne.
Zuerst die Rechnung erstellen, dann versenden:
Rechnung versenden in vier Schritten
- Rechnung erstellen. Deine Daten, die des Kunden, die Positionen, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und den Leistungszeitpunkt eintragen. Der Generator unten rechnet und erzeugt ein sauberes PDF.
- Zahlungsweg ergänzen. Bankverbindung in die Zahlungshinweise schreiben oder einen Zahlungslink einfügen, der im PDF zu einer anklickbaren Schaltfläche wird.
- PDF anhängen und kurze E-Mail schreiben. Betreff mit Rechnungsnummer, zwei Sätze zu Leistung, Betrag und Zahlungsziel, das PDF im Anhang.
- Zahlungsziel setzen und nachfassen. Ein konkretes Datum statt „zahlbar sofort“ nennen und nach Ablauf des Ziels eine kurze, freundliche Erinnerung schicken.
Die E-Mail, die niemand zweimal lesen muss
Betreff: Rechnung 0007 — fällig am 30. Juni
Hallo Frau Berger, anbei Rechnung 0007 für die Logoentwicklung, Gesamtbetrag 650 €, zahlbar bis
30. Juni. Sie können den Betrag überweisen oder über den Link im PDF direkt online bezahlen.
Viele Grüße
Drei Angaben entscheiden, ob die Mail sofort bearbeitet wird: die Rechnungsnummer im Betreff, der Betrag im ersten Satz und ein konkretes Fälligkeitsdatum. „Zahlbar sofort“ ist kein Datum und landet im Zweifel weiter unten im Stapel.
PDF oder E-Rechnung
§ 14 Abs. 2 UStG regelt, wer wann eine Rechnung ausstellen muss: bei Leistungen an andere Unternehmer innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, bei Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern als elektronische Rechnung. Ein PDF im Mailanhang ist keine E-Rechnung in diesem Sinne — es ist eine Datei zum Ansehen, kein strukturierter Datensatz zum Einlesen. Dieses Werkzeug erzeugt ein PDF und keine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei. Für Kunden, bei denen die Pflicht greift, brauchst du ein Programm, das das entsprechende Format erzeugt; ab wann das für dich gilt, klärt dein Steuerberater.
Vorher: stimmen die Pflichtangaben?
Was auf der Rechnung stehen muss, steht in § 14 Abs. 4 UStG — bei Dienstleistungen fehlt am häufigsten der Leistungszeitpunkt. Die Dienstleistungsrechnung geht die Angaben Feld für Feld durch. Wie eine Rechnung insgesamt aufgebaut ist, steht unter Rechnung schreiben, und fertige Layouts findest du unter Rechnungsvorlage.
Nach dem Zahlungseingang
Ist das Geld da, schickst du auf Wunsch eine Quittung hinterher — ein Klick wandelt die Rechnung um. Steht der Auftrag noch aus, beginnt es mit einem Angebot.
Quelle
- § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG), Absatz 2 (Ausstellungsfrist von sechs Monaten, elektronische Rechnung zwischen im Inland ansässigen Unternehmern) und Absatz 4 (Pflichtangaben). Volltext: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html, abgerufen am 6. September 2026.
Seite zuletzt aktualisiert: 6. September 2026.
Häufig gestellte Fragen
Darf ich eine Rechnung einfach per E-Mail als PDF verschicken?
Für viele Fälle ist der PDF-Anhang der übliche Weg, und der Kunde muss dem Empfang elektronischer Rechnungen zustimmen. § 14 Abs. 2 UStG spricht für Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern allerdings von der Ausstellung als elektronische Rechnung — und ein PDF ist keine E-Rechnung in diesem Sinne, sondern eine Bilddatei mit Text. Ob und ab wann die Pflicht dich trifft, klärst du mit deinem Steuerberater.
Bis wann muss ich die Rechnung überhaupt schicken?
§ 14 Abs. 2 UStG verpflichtet bei Leistungen an andere Unternehmer zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Praktisch ist früher besser: das Zahlungsziel läuft erst ab dem Zugang der Rechnung, jede Woche Verzögerung beim Schreiben ist eine Woche später auf dem Konto.
Was schreibe ich in die E-Mail?
Betreff mit Rechnungsnummer und Fälligkeit, zum Beispiel „Rechnung 0007 — fällig am 30. Juni“. Im Text zwei Sätze: worum es geht, der Betrag, das Zahlungsziel, die Zahlungsart. Ein Hinweis, dass die Rechnung als PDF anhängt. Mehr braucht niemand, und mehr liest auch niemand.
Wie kann der Kunde direkt aus dem PDF bezahlen?
Füge im Zahlungsblock einen Zahlungslink ein — Stripe, PayPal.me oder Wise. Er wird im PDF zu einer anklickbaren Schaltfläche, auf Wunsch mit QR-Code. Für Überweisungen schreibst du IBAN und Verwendungszweck in die Zahlungshinweise; als Verwendungszweck ist die Rechnungsnummer die einzige Angabe, die die Buchhaltung des Kunden wirklich braucht.
Was mache ich, wenn nicht gezahlt wird?
Erst eine kurze, sachliche Erinnerung mit derselben Rechnungsnummer und dem PDF im Anhang — die häufigste Ursache ist, dass die Mail untergegangen ist. Bleibt es dabei, folgt die Mahnung. Welche Verzugsfolgen du geltend machen kannst, hängt vom Vertrag und vom Fall ab; das prüfst du im Zweifel juristisch.
Ist der Generator kostenlos?
Ja — kostenlos, ohne Anmeldung, ohne Wasserzeichen. Du erstellst das PDF und verschickst es, wie du willst. Die Daten bleiben in deinem Browser.