請求書の送り方
請求書は、PDFを作る → 支払方法を書く → 短いメールに添付する → 期限を過ぎたら督促する、の4ステップで送ります。送る前に確認したいのは記載事項です。適格請求書として扱われるには、売手の氏名または名称と登録番号、交付先の氏名または名称、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の合計額と適用税率、税率ごとの消費税額等が必要になります。下のジェネレーターで請求書を作り、送信はご自身のメールソフトから行ってください。無料・登録不要・透かしなしです。
まず請求書を作り、それから送ります:
請求書の送り方 4ステップ
- 請求書を作る. 自社と取引先の情報、明細、請求番号、発行日、支払期限を入力します。下のジェネレーターが計算してPDFを書き出します。
- 支払方法を書く. 振込先を支払案内欄に書くか、支払リンクを入れます。リンクはPDF内でクリックできるボタンになります。
- PDFを添付して短いメールを書く. 件名に請求番号、本文に案件名と金額と支払期限、そして請求書をPDFで添付します。
- 期限後に督促する. 同じ請求番号と再添付のPDFで、短く事務的に確認します。
10秒で読めるメール
件名: 請求書 0007 送付の件(お支払期限 6月30日)
株式会社◯◯ 佐藤様
ロゴ制作につきまして、請求書 0007(合計 650,000円)を添付にてお送りいたします。
お支払期限は6月30日です。お振込のほか、PDF内のリンクからオンラインでもお支払いいただけます。
よろしくお願いいたします。
件名の請求番号は、相手の経理がファイルを開かずに書類を特定するための手がかりです。金額を1文目に置くと 「確認のため開く」手間が減ります。「お早めに」ではなく日付を書くと、支払処理の順番に乗ります。
送る前に見る記載事項
適格請求書の記載事項は、売手の氏名または名称および登録番号、交付先の氏名または名称、取引年月日、 取引内容(軽減税率の対象品目である旨)、10％・8％それぞれの対象となる対価の総額および適用税率、 10％・8％それぞれの消費税額等です。税率が混在する案件は行ごとの税設定にすると、税率別の集計が そのまま出ます。役務提供の請求では サービス業の請求書テンプレートが各欄の対応を説明しています。
PDFで送るということ
ここで出力されるのは通常のPDFです。取引先ごとの受領システムやEDIに接続するものではなく、 メールに添付して送るためのファイルです。電子でやり取りした請求書の保存方法には決まりがあるため、 自社がどう保存するかは事前に決めておいてください。
前後の書類
請求の前段には見積書、入金後には 領収書があります。書き方そのものは 請求書の書き方、体裁は 請求書テンプレートにまとまっています。
よくある質問
請求書はメールで送ってよいですか。
PDFを添付して送るのは実務で一般的な方法です。本文に金額を書き写すだけにせず、必ずPDFを添付してください。相手の経理はファイルをそのまま保管する必要があります。なお、電子でやり取りした請求書の保存方法には決まりがあるため、自社の運用は顧問税理士に確認してください。
メール本文には何を書きますか。
件名に請求番号と支払期限(例:「請求書 0007 送付の件(お支払期限 6月30日)」)。本文は、案件名と金額が1文、支払方法が1文、PDFを添付している旨が1文。これで十分伝わりますし、これ以上長いと読まれません。
送る前に何を確認すればよいですか。
登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価と適用税率、税率ごとの消費税額等がそろっているか。加えて振込先と支払期限、そして請求番号が前回と重複していないか。番号は送ったあとで直すと相手の帳簿にも影響するので、送信前が唯一の直し時です。
相手がPDFから直接支払えるようにできますか。
支払リンク欄にStripe、PayPal.me、WiseなどのURLを貼ると、PDF内にクリックできるボタンとして表示され、QRコードも任意で付けられます。銀行振込の場合は支払案内欄に口座と振込依頼人名の指定を書きます。相手の経理が探すのは請求番号なので、それを摘要に書いてもらうと消し込みが早くなります。
支払期限を過ぎたらどうしますか。
期限当日か翌営業日に、同じ請求番号でPDFを再添付し、短く確認します。多くの場合は拒否ではなく、メールが埋もれただけです。長引く場合の対応は契約内容によりますので、必要なら専門家に相談してください。
ジェネレーターは無料ですか。
はい。無料、登録不要、透かしなしです。PDFを作って、あとは好きな方法で送れます。入力内容はブラウザから出ません。