Come inviare una fattura
Per inviare una fattura: crea il PDF con numero, descrizione, imponibile, IVA e scadenza, allegalo a una email di tre righe e sollecita appena la scadenza passa. Prima di premere invia, controlla il numero: l'art. 21, comma 2, del DPR 633/1972 richiede un «numero progressivo che la identifichi in modo univoco», e un numero già usato non si corregge dopo l'invio. Attenzione a una distinzione che qui conta più che altrove: allegare un PDF a una email non è la stessa cosa che trasmettere una fattura elettronica allo SdI.
Crea qui la fattura, poi inviala:
Inviare una fattura in quattro passaggi
- Creare la fattura. I tuoi dati e quelli del committente con la partita IVA, le righe, il numero progressivo, la data di emissione e la scadenza. Il generatore calcola ed esporta il PDF.
- Aggiungere il metodo di pagamento. IBAN nelle istruzioni di pagamento, oppure un link di pagamento che nel PDF diventa un pulsante cliccabile.
- Allegare il PDF e scrivere tre righe. Oggetto con il numero della fattura, una frase con la prestazione e l’importo, la scadenza, e la fattura in allegato.
- Sollecitare alla scadenza. Un promemoria breve con lo stesso numero e il PDF di nuovo allegato, senza giri di parole.
La email che si legge in dieci secondi
Oggetto: Fattura 0007 — scadenza 30 giugno
Buongiorno Chiara, in allegato la fattura 0007 per il restyling del logo, importo totale 650 €, con
scadenza il 30 giugno. Il pagamento può avvenire con bonifico oppure dal link contenuto nel PDF.
Cordiali saluti,
Il numero nell'oggetto è ciò che permette all'amministrazione di ritrovare il documento senza aprire l'allegato. L'importo nella prima frase evita l'apertura «per controllare». Una data esplicita sostituisce il «appena possibile», che non fissa nulla.
PDF via email e fattura elettronica sono due canali diversi
La fattura elettronica viaggia come file XML attraverso il Sistema di Interscambio e si indirizza con il codice destinatario o la PEC del committente. Il PDF allegato a una email viaggia dalla tua casella alla sua e serve a far capire e approvare l'importo. Questo strumento produce il PDF: non genera l'XML, non invia nulla allo SdI e non gestisce la conservazione. Se per la tua posizione l'adempimento elettronico è dovuto, il PDF resta una copia di cortesia e l'invio vero lo fa il gestionale.
Prima di inviare: la fattura è a posto?
Il contenuto della fattura è elencato all'art. 21, comma 2, del DPR 633/1972 — per le prestazioni la voce che sparisce più spesso è il periodo del lavoro svolto. La fattura per prestazione di servizi passa i campi uno per uno; per l'impostazione generale vedi come fare una fattura e i modelli di fattura.
Dopo l'incasso
A pagamento ricevuto puoi inviare una ricevuta: un clic converte la fattura. Se il lavoro non è ancora stato confermato, si parte da un preventivo.
Fonti
- DPR 26 ottobre 1972, n. 633, art. 21, comma 2, lett. b) — «numero progressivo che la identifichi in modo univoco». Testo in vigore alla data di consultazione su Normattiva: normattiva.it, consultato il 6 settembre 2026.
- D.lgs. 19 gennaio 2026, n. 10 (testo unico IVA): l'art. 21 del DPR 633/1972 è abrogato con effetto dal 1° gennaio 2027 e la stessa formula passa, immutata, all'art. 72, comma 2, lett. b), dell'allegato. Su Normattiva: normattiva.it, consultato il 6 settembre 2026.
Pagina aggiornata il 6 settembre 2026.
Domande frequenti
Inviare la fattura in PDF per email vale come fattura elettronica?
No. La fattura elettronica è un file XML trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio, con codice destinatario o PEC del committente; il PDF allegato a una email è un documento da leggere, non un flusso da trasmettere. Le due cose convivono spesso nella pratica: il PDF serve al cliente per capire e approvare l'importo, l'XML serve all'adempimento. Questo strumento produce solo il PDF.
Che cosa scrivo nella email?
Oggetto con numero e scadenza, per esempio «Fattura 0007 — scadenza 30 giugno». Nel corpo una frase con la prestazione e l’importo, una con il metodo di pagamento, e l’indicazione che la fattura è in allegato. Tre righe vengono lette; mezza schermata viene rimandata.
Che cosa controllo prima di inviare?
Il numero progressivo, che deve identificare la fattura in modo univoco; la partita IVA tua e del committente; imponibile, aliquota e imposta; la data della prestazione se diversa da quella di emissione; e la scadenza. Se sulla fattura va indicata una ritenuta, controlla anche quella: non cambia l'imponibile ma cambia quanto incassi.
Come faccio pagare il cliente con un clic?
Incolla un URL di pagamento — Stripe, PayPal.me o Wise — nel campo dedicato: nel PDF diventa un pulsante, con QR code opzionale. Per il bonifico, scrivi IBAN e causale nelle istruzioni di pagamento; la causale utile è il numero della fattura, perché è quello che cerca chi materialmente paga.
Quando sollecito il pagamento?
Il giorno stesso della scadenza, con una email corta che ripete il numero e riallega il PDF. Nella maggior parte dei casi la fattura non è stata rifiutata: è rimasta chiusa in una casella. Se il ritardo si prolunga, le conseguenze dipendono da quanto avete pattuito e dal tuo caso.
Il generatore è gratuito?
Sì: gratuito, senza account, senza filigrana. Crei il PDF e lo invii come preferisci. I dati restano nel tuo browser.