Envoyer une facture par mail
Pour envoyer une facture par mail : créez le PDF avec le numéro, le détail, le total et la date de règlement, joignez-le à un message de trois lignes, et relancez après l'échéance. Avant d'envoyer, vérifiez deux mentions que la facture entre professionnels doit porter : le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Le générateur ci-dessous crée la facture ; l'envoi se fait ensuite depuis votre messagerie. Gratuit, sans inscription, sans filigrane.
Créez d'abord la facture, puis envoyez-la :
Envoyer une facture par mail en quatre étapes
- Créer la facture. Vos coordonnées, celles du client, les lignes, le numéro, la date d'émission, la date de la prestation et la date de règlement. Le générateur ci-dessous calcule et produit le PDF.
- Ajouter un moyen de paiement. Coordonnées bancaires dans les instructions de paiement, ou un lien de paiement qui devient un bouton cliquable dans le PDF.
- Joindre le PDF et écrire trois lignes. Objet avec le numéro de facture, une phrase sur la prestation et le montant, la date de règlement, et la facture en pièce jointe.
- Relancer après la date de règlement. Une relance courte avec le même numéro et le PDF de nouveau joint, puis rappeler les pénalités de retard et l'indemnité de 40 € si le retard se prolonge.
Le mail qui se lit en dix secondes
Objet : Facture 0007 — échéance le 30 juin
Bonjour Camille, vous trouverez en pièce jointe la facture 0007 pour la refonte du logo, d'un montant
de 650 € TTC, à régler avant le 30 juin. Le règlement peut se faire par virement ou en ligne via le
lien contenu dans le PDF. Bien à vous,
Le numéro dans l'objet est ce qui permet à une comptabilité de retrouver la pièce sans ouvrir le fichier. Le montant dans la première phrase évite l'ouverture « pour vérifier ». La date de règlement écrite en clair remplace un « dès que possible » qui ne fixe rien.
PDF joint ou facture électronique : la distinction qui compte
Le calendrier officiel sépare deux obligations. Recevoir : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent en être capables, quelle que soit leur taille. Émettre : depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Le fichier produit ici est un PDF destiné à être joint à un mail ; il ne transite par aucune plateforme et ne remplace pas l'outil dont vous aurez besoin le jour où l'obligation d'émission vous concerne.
Avant d'envoyer : la facture est-elle complète ?
Les mentions obligatoires entre professionnels comprennent le numéro, les dates, l'identité complète des deux parties, le détail de la prestation, les totaux HT et TTC, la date de règlement, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 €. Pour une prestation, voyez la facture de prestation de service, qui reprend ces mentions champ par champ ; pour la structure générale, comment faire une facture et les modèles de facture.
Après le paiement
Une fois le virement reçu, vous pouvez envoyer un reçu : un clic transforme la facture. Si la mission n'est pas encore lancée, commencez par un devis.
Sources
- « Tout savoir sur la facturation » — service-public.gouv.fr, fiche F23208, mise à jour du 7 août 2026 : réception obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA au 1er septembre 2026 ; émission au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
- « Mentions obligatoires sur une facture » — service-public.gouv.fr, fiche F31808, mise à jour du 11 août 2026 : taux des pénalités de retard et mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Page mise à jour le 6 septembre 2026.
Questions fréquentes
Peut-on envoyer une facture par mail en PDF ?
Oui, c'est aujourd'hui la pratique la plus courante entre professionnels, et le PDF a l'avantage de s'afficher de la même façon partout. Attention toutefois à ne pas confondre ce PDF avec une facture électronique au sens de la réforme : celle-ci est un flux structuré transmis par une plateforme agréée, pas un fichier joint à un mail.
Le PDF envoyé par mail suffit-il encore en 2026 ?
Cela dépend de votre taille. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Pour l'émission, l'obligation s'applique depuis le 1er septembre 2026 aux grandes entreprises et aux ETI, et à partir du 1er septembre 2027 aux PME et aux micro-entreprises. Tant que l'obligation d'émettre ne vous concerne pas, le PDF par mail reste utilisable.
Qu'écrire dans le mail d'envoi de facture ?
Trois lignes suffisent : un objet contenant le numéro et l'échéance, une phrase rappelant la prestation et le montant, une phrase sur le moyen de paiement. Précisez que la facture est en pièce jointe. Un mail plus long ne fait pas payer plus vite ; un objet clair, si.
Faut-il rappeler les pénalités de retard dans le mail ?
Ce n'est pas nécessaire dans le premier envoi : ces mentions figurent déjà sur la facture elle-même. Entre professionnels, la facture porte le taux des pénalités de retard et la mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, cette indemnité ne pouvant être réclamée qu'à un client professionnel. Vous les rappellerez au moment de la relance.
Comment permettre au client de payer en un clic ?
Collez une URL de paiement — Stripe, PayPal.me ou Wise — dans le champ prévu. Elle devient un bouton cliquable dans le PDF, avec un QR code en option. Pour un virement, mettez l'IBAN et la référence dans les instructions de paiement : la référence utile est le numéro de facture, c'est elle que la comptabilité du client cherche.
Le générateur est-il gratuit ?
Oui : gratuit, sans compte, sans filigrane. Vous créez le PDF et vous l'envoyez comme vous voulez. Vos données ne quittent pas votre navigateur.